メールカウンセリング講座

メールカウンセリング講座　No29

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◇◇メールカウンセリング講座◇◇　　　　　　　　第２９号　H18/08/31

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番外編　メールの形式について

　ＥメールにはＥメールのマナーがあります。いくらカウンセリング・マインド
が身についていたとしても、Ｅメールを使用する上でのマナーを知らないと、相
談者との距離が広がってしまうということも起こり得ます。Ｅメールのマナーと
いっても、学校で教えているわけではなく、パソコンの初心者であれば学ぶ機会
もありません。メールカウンセラー養成講座で、実際に回答を作成してもらいま
すと、案外このマナーについて知らない人が多いことがわかりました。今回は回
答の内容ではなく、メールの形式や体裁など、気をつけなければならないマナー
についてまとめておきます。

●テキスト形式にする

　Ｅメールの形式には、テキスト形式とＨＴＭＬ（リッチテキスト）形式があり
ます。テキスト形式は文字コードだけでできている形式で、ＨＴＭＬ形式はホー
ムページに使われている、文字の大きさや色を指定できる形式です。メールソフ
トによっては、初期設定がＨＴＭＬ形式になっていることがあり、知らずに使用
しているということがよくあります。ＨＴＭＬ形式は見栄えを良くすることがで
きるのですが、次のような問題がありますので、メールカウンセリングでは使用
を控えるべきです。

・メールソフトによっては、ＨＴＭＬ形式は文字化けして表示できない場合があ
ります。最近は、パソコンだけでなく、ＰＤＡ、ゲーム機や携帯電話など様々な
機器でインターネットが使えますが、どのような機器、どのようなメールソフト
でも表示できる共通の形式がテキスト形式です。最近は特に携帯メールからの相
談が増えてきていますが、文字化けすることがありますので注意が必要です。

・ＨＴＭＬ形式はプログラムであり、ウィルス感染の可能性があります。ＨＴＭ
Ｌファイルに感染するウィルスは現に存在しており、ＨＴＭＬ形式そのものを敬
遠するＰＣユーザーもいます。テキスト形式のメールは、添付ファイルを開かな
い限りウィルスに感染することはなく、安全です。

●全角30〜40文字程度で改行をおこなう

　このメールマガジンは全角36文字で改行されています。改行をおこなわないと
画面一杯に文字が並んで、非常に読みにくくなります。また、一行の文字数が少
なすぎても今度は縦にスクロールして読まなければならず、これも読みにくくな
なります。30〜40文字程度が、経験から言っても読みやすいと思います。また、
画面の解像度の問題もあります。現在主流のＰＣの画面の最小解像度は800×600
ですが、テキストの表示文字数を大に設定すると一行に37文字、中で47文字ほど
表示できます。これを越える一行文字数の場合には、強制的に改行が入り、非常
に読みにくくなります。中には800×600の解像度でＰＣを使用している人もいま
すので、できるだけ多くの人の読みやすさを考えると、35文字程度がよいという
ことになります。

●自動改行は使用しない

　メールソフトによっては、送信時に自動的に指定された文字数で改行が入るも
のがあります。自動改行には次のような欠点がありますので、使用する場合でも
その欠点を理解しておく必要があると思います。

・思わぬ改行の乱れが起こることがあります
自動改行の設定文字数より多い文字数で強制改行（手動改行）した場合、自動の
箇所と手動の箇所の二箇所に改行が入ることになり、行が乱れます。特に、相手
の文章を引用する場合には、相手の文章が設定文字数より多ければ、改行の乱れ
につながります。また、引用符の分文字数が増えて、改行の乱れにつながること
もあります。この文章を返信で引用し、自動改行した場合の行の乱れの例をあげ
ます。

> 自動改行の設定文字数より多い文字数で強制改行（手動改行）した場合、自動
の
> 箇所と手動の箇所の二箇所に改行が入ることになり、行が乱れます。特に、相
手

このようになってしまいます。

Outlook Expressの場合には、自動改行を解除することができませんが、自動改
行の文字数を最大（たとえば100以上）に設定し、全角30〜40文字程度で、手動
で改行すれば思わぬ行の乱れを防ぐことができます。行の乱れはメール作成時に
は確認することができませんが、一旦保存してから呼び出してみればどのように
送信されるかがわかります。

・自動改行をしたからといって行末が揃うわけではありません
自動改行をすると、文節の途中で改行される代わりに行末が揃って、一見きれい
に見えると思われるかもしれませんが、必ずしもそうならない場合もあります。
行末が揃うのは表示する文字に等幅フォントが指定されている場合だけです。
ＭＳＰゴシックなどのプロポーショナルフォントが指定されていると、行末はき
れいに揃いません。そうであれば、見やすさよりも読みやすさを優先した方がよ
いと思います。結局、30〜35文字程度の区切りのいい文節で改行するのが最も読
みやすいということになります。


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