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ビジネスで良い関係を築くマナー・コミュニケーション◆Vol.18◆080901

発行日： 2008/9/1

いつも大変お世話になっております。
　インソースの今井でございます。
　http://www.insource.co.jp/

　実は私、社会人５年目なのですが、会社勤めはようやく１年に
　なろうというところです。

　思い返せば１年程前・・・
　
　お客様にお茶を初めて出し、ドアを開ける時手がクロスしてしまい（あれ？）
　電話を取ればすごく長い会社名が聞き取れない（※★▲□☆？…何言ってるの？）
　など、毎日が？の連続でした。

　毎日、少しずつ、上司や先輩に知らなかった事を教わり、今に至ります。

　「会社」って、マナーって、面倒くさい…と思った事もありましたが、
　マナーは知っていて損するものでは無いし、
　身に着けるとなんだか素敵な人になるような気がします。

　一人の「ひと」として、マナーを身に着け、まわりの人も自分も
　幸せになるようにいつも仕事ができたらいいなと思いつつ、日々精進です。
　（まだぎこちないので、道のりは長いですが・・・）

　今週は先週、先々週に引き続き、マナーの文書編をお送りします。
　今回のテーマは【お詫び状の書き方】です。
　
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　　　　　　　　　第１７回　　マナー：アクション編
　　
　　　　　　　　　　　【お詫び状書き方】

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■お詫び状の書き方

　（１）お詫び状とは

　　　　仕事上のミスや、会社の対応の悪さでトラブルが起きた場合には、
　　　　こちらの誠意を示すためにお詫び状を出す必要があります。
　　　　
　　　　その際には、

　　　　１．すぐに

　　　　２．しかるべき立場のものが

　　　　３．落ち度をきちんと認め

　　　　４．今後のことを良く考えて誠意ある文面で発信する

　　　　ことが肝要です。

ただ、一口にお詫び状といっても、それが必要となるケースは
　　　　さまざまです。

　　　　というのは、一般的に、「法人から個人へ」と「法人から法人へ」で
　　　　お詫び状の書き方に違いがあるからです。

　　　　例えば、法人宛の場合は差出人は責任者の名前と捺印があったほうが
　　　　良いでしょう。
　　
　　　　それに対して、個人宛の場合は、印鑑よりも責任者のサインのほうが
　　　　適している場合もあります。

　（２）書き方の基本　～文書作成の基本となるポイント～

　　　　※お詫び状の具体例（ＨＰを見ながら読んでください！）　
　http://www.insource.co.jp/claim/cl_owabijou02.html

１．発信日　→　発送する日付を右上に入れる
　　　　　　
　　　　　　・お詫び状の作成日ではなく、発送する日を明記する

　　　　２．宛名（相手先会社名）　→　文書の宛名は相手側の責任者にする
　
　　　　　　・担当者レベルで交渉している場合でも、宛名は相手側責任者の
　　　　　　　肩書き、氏名を記す

　　　　　　・相手先の株式会社を（株）やＫＫと略さないこと

　　　　　　・差出人よりもやや大きめの文字サイズで書くこと

　　　　　　・宛名の漢字・肩書きなどは絶対に間違えないこと
　　　　　　　（基本中の基本！　意外に多い！）

　　　　３．おまけ

　　　　　◆間違えやすい漢字の例
　　　　　
　　　　　　渡辺　⇔　渡部　⇔　渡邊　⇔　渡邉
　　　　　　長島　⇔　長嶋　⇔　永島　⇔　永嶋
　　　　　　斉藤　⇔　斎藤　⇔　齊藤

　（３）差出人（会社名）　→　差出人はこちらの責任者

　　　　・宛名同様、差出人も自社の責任者の名前にする

・文字サイズは宛名よりやや小さめにすること

　　　　・法人宛の場合は、社名・責任者名・担当者名を書き、
　　　　　社印と責任者・担当者の印を押す

・個人宛の場合には、責任者・担当者の印よりは、
　　　　　サインのほうが適している場合もある

・複数の個人に対してお詫び状を出す場合は、
　　　　　社を代表して経営者の名前にする場合もある

　（４）件名（標題）　→　件名に何についてのお詫びかはっきり書く

※お詫び状の具体例（ＨＰを見ながら読んでください！）　
　http://www.insource.co.jp/claim/cl_owabijou02.html

・文章の中央に大きめの文字で、何についてのお詫びか、明確に書く。

・取引先の会社内で、様々な責任者や担当者によって回覧されることを
　　　　　想定し、トラブルに直接の関係がない人でも分かりやすいような
　　　　　標題にする。

　　　　・「お詫び」の文字を忘れずに。ただし、場合によっては
　　　　　「○○の経緯について」などでもよい。

　（５）前文　→　頭語で始めて、取引について感謝する

　　　　・頭語には「拝啓」より丁寧な「謹啓」を使う
　（結語にはそれに対応する「謹白」「敬白」でしめます。）

　　　　・「平素は格別のお引き立てを賜り・・・」などの、取引や
　　　　　自社商品を買ってもらっていることに対しての
　　　　　感謝の言葉を記す。

　（つづく）
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　最後までお読みいただき、ありがとうございました。

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