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ビジネスで良い関係を築くマナー・コミュニケーション◆Vol.16◆080819

発行日： 2008/8/19

いつも大変お世話になっております。
　インソースの熊代でございます。
　http://www.insource.co.jp/

　お盆は皆様どのようにすごされましたでしょうか？
　私は、友人の結婚式の２次会幹事を任され、準備に追われバタバタした
　お盆になりました。

　マナー・コミュニケーションのメールマガジンを書かせていただいておりますが、
　今回が初めての披露宴参加です。
　
　しっかりとインソースマナーブックで復習して、万全の準備をして行こうと
　思っております。

　このメールマガジンを呼んでいただいている方の中にもマナーについて
　気になる方がいらっしゃるのではないでしょうか。

　そんな方は是非、弊社ホームページにあります「インソースマナーブック」を
　参考にしていただければと思います。
  http://www.insource.co.jp/manner/manner_top.html
　

　それでは【手紙・電話・メールのマナー】をお楽しみください。

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　　　　　　　　　第１６回　　マナー：アクション編
　　
　　　　　　　　　【手紙・電話・メールのマナー】

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今回からはマナーの文書編をお送りいたします。

■手紙・電話・メールを使い分ける

　手紙・電話・Ｅメールは、それらは「利用場面」（どのような際に使うか）や、
  利用した際の効用（「メリット」・「デメリット」）により
  使い分ける必要があります。

　（１）手紙
　　　　
　　手紙でお伝えするのは、最も正式な方法であり、お客様に対する謝罪など、
　　配慮や誠意を見せることに適しています。
　　　　
　　ただ、作成に時間がかかってしまうため、書面は本当に重要な用件に
　　限りましょう（労をいとわない人は別ですが・・・）。
　
　（２）電話

　　「電話」は手紙の次に正式なものです。注文や在庫確認の折り返しの電話など、　
　　お客様の緊急な用件に応える方法として適しています。
　　また、電話はこちらの表情や細かいニュアンスを動的に伝えることができるため
　　クレームの対応など交渉事にも向いています。

　（３）メール

　　「メール」は、メッセージを確実に見て頂けるかどうか確証はないので、
　　緊急なことや重要な用件には向いていません。
　　ただ、好きな時間に見ることができ、返信がしやすいなど、
    お客様に負担をかけない点は、メールの長所です。

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■伝達手段の使い分け

　◆手紙

　　◇利用する時　→　・正式な場合

　　　　　　　　　　　・会社　対　会社　

　　　　　　　　　　　（例）お詫び状、お礼状　など
　　
　　
　　◇メリット　　→　・信頼感がある

　　　　　　　　　　　・一覧しやすい

　　　　　　　　　　　・慎重
　　

　　◇デメリット　→　社外文書などは相手に伝えるために時間がかかる

　
　◆Ｅメール

　　◇利用する時　→　・主として連絡に利用

　　　　　　　　　　　（例）会議案内、議事録　など

　　
　　
　　◇メリット　　→　・手軽

　　　　　　　　　　　・相手を拘束しない

　　　　　　　　　　　・返信をしやすい

　　　　　　　　　　　・一斉通信が即時に可能

　　
　　◇デメリット　→　・安易に書き誤解を生むことがある
　
　　　　　　　　　　　・セキュリティ上問題がある

　　　　　　　　　　　・読まれないこともある

　◆電話

　　◇利用する時　→　・面談の代替
　
　　　　　　　　　　　・セールス

　　　　　　　　　　　・交渉にも使う

　　
　　◇メリット　　→　・対面に近い
　　　　　　　　　
　　　　　　　　　　　・微妙なニュアンスを伝えることができる

　　
　　◇デメリット　→　・相手を拘束する

　　　　　　　　　　　・通常記録が残らない

　◆ＦＡＸ（参考）

　　◇利用する時　→　緊急・重要ではない連絡に利用

　　◇メリット　　→　・相手を拘束しない
　　　　　　　　　　　
　　　　　　　　　　　・一斉通信が即時可能

　　◇デメリット　→　・機密上問題がある

　　　　　　　　　　　・誤配信が多い
　　

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■インソースの公開講座（オープンセミナー）

　≪東京開催≫『ビジネス基礎研修』
　　１０月７日（火）１０：００～１６：４５
　　http://www.insource.co.jp/bup/bup_shinjin1.html

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■インソースの企業内研修

●インソースの「マナー・コミュニケーション研修」
　http://www.insource.co.jp/shinjin/sh_bussinesskiso.html
　～ビジネスの現場で必要とされるマナーを身に付け、
　　現場で“動ける”人材を育成

●インソースの「コミュニケーション研修研修」
　http://www.insource.co.jp/kenshu/communication_top.html
　～「聴く力」「伝達力」のスキルを
　　グループワークとロールプレイングで定着化

●インソースの「ＣＳ・接遇研修」
　http://www.insource.co.jp/setsugu/setsugu_top.html
　～各組織に即した“接遇のかたち”で研修を実施
　
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　最後までお読みいただき、ありがとうございました。

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