『自分時間』のための段取力

• 最新号：2008-09-01
• 発行周期：週刊
• 読んでる人：25人
• 創刊日：2008-01-21
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『自分時間』のための段取力

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★今週の目次★

【１】ご挨拶

【２】【残業しないための３つの約束】
　　　　　　　　〜大きな仕事、小さな仕事〜

【３】編集後記


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【１】ご挨拶
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こんにちは！ＪＴＣの西田です。


このメルマガは「まぐまぐ！」さん
以外の会社数社からも配信しているのですが、


２００８年７月３１日をもちまして
「メルマガ天国」さんのサービス終了が
決まったそうです。


「メルマガ天国」さんで購読されていた方は
「まぐまぐ！」さんからお手数おかけしますが
再登録のほどよろしくお願いいたします。
↓↓↓
http://www.mag2.com/m/0000250679.html


さて、みなさま！
このたび、私もブログをやっちゃうことにしました！
（正確には実は４本目のブログなんですけどね・・・。）


内容は毎日『自分ノート』に『メモ』
している内容をそのまま大公開！
みたいなやつ。


その名も


『戯メモ（ざれめも）』
　　　↓↓↓
http://ameblo.jp/zarememo/


はっきり言って、自分用に作った
再出力用のネットメモ帳なんで
面白くないかもです！


ただ、他部門のことや、メンバーのこと
その他「ウフフ・・・」なことも書いてるかもなんで
毎日、目が離せなくなる人もいるかも！


私が８ｋｇも痩せたきっかけとなる、
毎日摂取カロリー『メモ』もあるので、
気になる人は気になるかも！


という訳でそちらもよろしくお願いします。


他にも弊社ブロガー

『親バカ（スポーツバカ）にもほどがあるぞ！超振り切れブログ！』
　　
　・税理士北野慎二の親バカ日記
　　　　代表　北野慎二　ブログ
http://blog.livedoor.jp/kitanojtc/


『内容に知性がふぉとぶぁしる！ザッツ・段取オタク！いや、王子』　
　　
　・ビジネス徒然草
　　　　　　　吉田俊也ブログ　　　　　
http://blog.goo.ne.jp/yoshida21345


そして、満を持して（？！）の登場


『ただの手抜きか？！いや、何かを感じさせるブログだぞ・・・？』
　　
　・戯メモ（ざれめも）
　　　　　　　西田啓ブログ
http://ameblo.jp/zarememo/


も、新たに加わり本当に充実したブログラインナップ！！
（ほ、ほんまか・・？！）


ＪＴＣブロガーを今後も注目してください！


見事、期待を裏切ることでしょう！！！
私（西田）に限りね＾＾ｂ　ウヘヘ

-----------------------------------------------------------------


それでは今回もお届けする
　　
　　　『段取力』のお話


みなさんが日々直面するビジネスシーンと
比較し、考えながら読んで下さい。


そして、実践（行動）です！（←ここ大事！）



では、今回のお話を進めていきましょう！


第29回目　『自分時間』のための段取力　きばっていきましょ！！！



━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
【２】 【残業しないための３つの約束】
　　　　　　　　〜大きな仕事、小さな仕事〜
------------------------------------------------------------------
〜今週の一句〜
　　
　　「休日の　ためなら仕事を　頑張れる！」

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みなさんこんにちは！外交力が乏しい、吉田です。


いきなりネガティブな話題ですみません…



本題はさておき、最近、少しだけ福田首相が元気そうに
見えるのは私だけでしょうか？

外交が得意分野である福田さんは、中国などとの外交で
自らの活路を見いだしたいのかな？などと
いらぬ推測をしているのですが…



かく言う私は外交力が貧弱！


人見知りがいまだに治らず、初対面の方にはなかなか
うまく話せません。

ましてや営業をしたり提案をしたりするときの緊張といったら…

想像するだけで冷や汗をかきそうです。


素直すぎる性格(！)が災いしてか、交渉事も得意とは言えません。


でも幸いなことに、こんな苦手なこともいろいろ経験させてもらう
機会を得て、極度の緊張を覚えながらも実践していくと、
案外うまくいくこともあります。


それは、私の外交力不足をはるかに上回る、「大きな力」が
働いているからではないかな、と思うのです。


その「大きな力」とは、

　【１】お相手さんの包容力　と

　【２】私の懸命さ　だと感じています。


お相手が私の至らなさをカバーして下さることは
本当にたくさんあります。

話が途切れたときにさりげなく話題を提供して下さったり、
うまく伝える言葉が見つからないときにご自身の言葉で
言い換えて下さったり…


とまあ、今まで何度となく、たくさんの方に救われてきました。


そんな方々に私ができることは、

　私なりの精一杯

を差し上げること。

「力」こそ大したものは持ち合わせていませんが、
その方のために一生懸命になることだけは忘れたことはありません。


外交力は弱くても、私を支えて下さる皆さんがいれば、
また私は一生懸命その方たちのために尽くしていくことができます。


こんな私ですが皆さん、末永くよろしくお願いします！
(選挙演説みたいになってしまいました…すみません)




さて、拙著「『自分時間』のための段取力」をいつも
応援していただき、誠にありがとうございます。


このメルマガでは、日々のビジネスシーンを思い浮かべながら
読んでいただけるよう、なるべく具体例をたくさん使って
「段取力」の大切さをお伝えしたいと思っています。


そのために…


毎回皆さんに「テスト」形式で１問の問題を出題します。
皆さんはこの問題にぜひ答えてみて下さい！


メルマガ後段ではこの問題の種明かしをしています。
この中で、あなたに段取力の大切さを感じてもらいたい！
と思っています。


では今回の問題です。


今回の問題は前回と同じものになっています。

前回の復習をかねて、もう一度自己チェックをしてみましょう。



【問題２１】(配点：0点)


下に並べたのは「仕事における考え方のクセ」です。

あなたが当てはまると思うものはどれですか？

あてはまるものすべてに○をつけてみて下さい。



Ａ　夕方以降は能率が落ちていく自覚がある。


Ｂ　残業中はお菓子や夜食が欠かせない。


Ｃ　ボリュームの小さい仕事ばかりが

　　たまってしまう傾向がある。


Ｄ　仕事をしていると頭がゴチャゴチャしてきて、

　　それを整理するのに時間がかかる。


Ｅ　テキパキやろうは思っているが、どうしても

　　結果的にダラダラしてしまう。


Ｆ　残業代を目当てに残業してしまう。






【答えは…】




前回から３回シリーズで「残業しないための３つの約束」を

お伝えしております。


上記の設問はあなたにぴったりの処方箋を探すための

アンケートになっていますので、ぜひ参考にしてみてください。



Ａ・Ｂに○をつけた方…【残業しないための第１の約束】

　　　　　　　　　　　をご覧下さい！（次週予定）


Ｃ・Ｄに○をつけた方…【残業しないための第２の約束】

　　　　　　　　　　　をご覧下さい！（今週の内容です）


Ｅ・Ｆに○をつけた方…【残業しないための第３の約束】

　　　　　　　　　　　をご覧下さい！（前週メルマガの内容です）








【「花形」として活躍するあなたへ】


前回のメルマガでは


　先にプライベートの予定を立ててしまおう！


という提言をさせていただきました。



で、実行されました？



…まだという方、すぐにやってみましょう。

仕事漬けの人生なんて…つまらないものかもしれませんから。



さて今回のお話は、発想の豊かな人や大きなプロジェクトに
参画している人に起きやすい事例だと思います。


つまり、組織の中で「花形」として活躍されている方が
陥りやすいケースかもしれません。



「一つの仕事」とはいいながら、いくつものハードルがあって、
短期間には完了しないようなボリュームの大きな仕事に携わって
いる方は、意識がどうしてもボリュームの大きい仕事のほうに
行ってしまって、その結果、


それ以外の仕事がどうしても残ってしまう


ということが起きがちになってしまうものです。


そのときに有効な方法、それが


　コマ切れ時間を活用する


という方法なんです。

今回のテーマはこれ。

次章で具体的な活用法をみていくことにしましょう。



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【残業しないための第２の約束】

コマ切れ時間を活用する、ということ自体は、意識している方も
多いかもしれませんね。

ただ、具体的に実践しているかどうか、ということになると…
どうでしょう？


今回は、コマ切れ時間の具体的活用例をいくつかお伝えすることに
しましょう。ぜひ実行してみてくださいね。


まず、社内と社外、両方の業務を抱えている方には、
「移動中にできる仕事をやってしまう」というのが
非常に有効です。


私も移動時間を活用している張本人なのですが、例えば

・電車に乗っている最終には携帯電話のメール機能で
　このメルマガを書く。

・運良く空いている電車に乗れたときには、
　あらかじめより分けておいた、秘密度の低い文書に
　目を通す。

・歩いている最中にはなるべくキョロキョロして
　(もちろん安全には配慮しています)ブログや
　メルマガなどのネタを探すか、お客様を訪問した
　ときに話す内容をシミュレーションする
　(つまりぶつぶつ言いながら歩いている)。

というようなことをしています。


上記のように、コマ切れ時間は何か作業をするだけでなく、
頭の整理に使うのも有効です。

着手する順序や投下時間、あるいは打ち合わせの相手や
内容などをイメージしておくと、効率アップにつながります。


これはまさに段取力が意図するところですね。



では、社内の業務しか持っていない方はどうすればいいのでしょうか？


そんな方には、

　あえてコマ切れ時間を作る

という方法をお勧めします。


ひとつ間違えばかえって時間のムダを招きそうな、
本末転倒の方法のように思えるかもしれませんが、
実行するコツがあります。


それは、

自分の集中力サイクルを把握しておくこと。


集中力が高まりやすい時間帯と、逆になかなか集中できない時間帯が、
どの人にもあるはずです。


そして、コマ切れ時間を活用するのは後者。


つまり、集中力が低くなりがちな時間帯はあえて
スケジュールを空けておき、気分転換とばかりに
たまった仕事を捌くのです。


これが思っている以上に効果が大きい！

ぜひ一度、あなたも試してみて下さい。


仮に自分の集中力サイクルが把握できていない場合には、
集中力が落ちてきたな…と自覚したときにやってみると
効果的でしょう。



さて、ここまで話をしてきて、なお反論がある方、
それはこんな状況の方ではないでしょうか？

「細切れ時間なんてないよ！だって、
ずーっと頭の中は仕事のことばっかり。
手足は動いてなくても、頭は100％フル回転なんだよ！」


なるほど、あなたは本当に一生懸命仕事に取り組んでいるのでしょうね。
頭が下がります。


が、頭が常にフル回転というのは、発想力や判断力の観点からは
あまり望ましいことではないように思います。


もちろん、脳は鍛えれば鍛えるほど働きを増すのでしょうが、
私のごく最近の経験上、仕事で頭がいっぱいの状態では、
なかなかいいアイディアが浮かびません。


よって、確かに仕事量は増えていても、
その質は低下してしまうことが多いように思います。


こうなってしまわないためにも、頭の切り替えが難しい状況にあれば、
まずは前回メルマガでお伝えした

「事前のプライベート予約」

が効果的かもしれません。


もちろん、時期によっては詰めて仕事にあたらねばならない時も
あるでしょう。

しかし、その時期が長くなってしまうと仕事の質が落ちてしまいます。

全体量の大きな仕事にしっかり向き合うときには、
自分なりの期限を設けて、集中力を欠かないようにするという注意が
必要でしょう。


もうひとつ、これは蛇足になりますが…


本来、仕事そのものに「大きい」とか「小さい」ということはない、
と私は思います。


もちろん、上記の通り、量的に膨大だ、ということはあるでしょう。


しかし、もしあなたが「大きい仕事」を優先し、「小さい仕事」を
後回しにしているのであれば、それは仕事を「選り好み」している
だけのことです。

仕事そのものの大小にはこだわらず、
プライドをあまり強く意識しすぎず、
自らの役割をきちんと果たしていきましょう！



今回はここまで。次回はシリーズ最終回。

本丸に切り込みますよ！お楽しみに！

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【こんな方は今すぐやってみよう！】


○　ボリュームの小さい仕事ばかりがたまってしまう

　　傾向があるあなた！


○　仕事をしていると頭がゴチャゴチャしてきて、

　　それを整理するのに時間がかかってしまうあなた！



→すぐに実践です。


まずは自分の集中力サイクルを把握しましょう。


「朝９時ごろは調子がいい」

「１時過ぎは眠くなる」

「１０時ごろは集中しているから時計を見たことがない」

などなど、自分の行動を振り返ればそのパターンが
把握できるはずです。


そのパターンが分かったら、仕事の「つなぎ目」を
集中力が切れるあたりに持ってくるように、
スケジューリングを工夫してみましょう。


もちろん、仕事のつなぎ目は少ないに越したことは
ないのですが、設問のＣやＤに引っかかった方は
あえてつなぎ目をこのように工夫してみるといいでしょう。


さて、実践の結果は…


このメルマガを読んだあなたならきっとできる！


　吉田俊也

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【今週の心得】


　　・　自分の集中力サイクルを把握しよう！


　　
　　・　仕事のつなぎ目を効果的に活用しよう！　　　　



　
　┌――┐ ぜひ読んだ意見や感想を、お伝え下さい。　　　　　　　　　　　　　
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　└――┘ ご意見・ご感想はこちらへ→ yoshida@nihonsougou.jp

　　　

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
■「『自分時間』のための段取力」　
             
　　著者吉田俊也の書籍もよろしくお願いします。
　

　○『自分時間』のための段取力（文芸社）2007/6
　　　　
→ http://www.amazon.co.jp/dp/4286029700/ref=nosim/?tag=dandoriryoku-22　
　
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 【４】編集後記
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最後まで　『自分時間』のための段取力　をお読み頂き、
ありがとうございます。


今回のお話はどうでしたか？


私も仕事の大小で優先順位をつけないタイプです。
以前に、このメルマガで書いたかもしれません。


まずは人に頼まれた仕事を
原則、最優先で片付けるようにします。


これには
【１】他人の仕事を貯めるストレスから解消
【２】早く仕上げることで感謝される
【３】感謝されることで自分のテンションがあがる
【４】脳が良い状態で自分の仕事に取り掛かれる


私自身は上記のことを実感しているので、
仕事の大小に関係なく、人からの仕事を
優先して行うようにしています。


特に自分のモチベーションＵＰについては
本当に大切にしています。


話は少しかわりますが、

忙しい時ほど優先して、机の整理をした方がいい

と言わていることをみなさんは知っていますか？


忙しい時というのは、えてして、

思考が混乱していたり、整理ができていない

ことが多いものです。


「物の整理」は「思考の整理」にも通じている


と脳の構造からそのことが言われているようです。


つまり、仕事が多くなってくると、

「あの資料どこにいったかな・・・」とか、
「え、そんな話になってたっけ・・・？」とか
「しまった、アポ時間間違えた！」とか

みなさんも経験あることだと思います。
これらのことが続くと、いわゆる

「テンパる」

状態になります。何がなんだか訳がわからなくなり
混乱状態のまま仕事をし続け、思考が停止状態になる
という悪循環を生み出します。

そうなると、当然、ミスも出てきます。

上記の例で言えば、、

資料の保管場所を明確にする
記憶に頼らない
スケジュールの管理

などを整理・メモしてあげることで
実はこのような問題はすぐに解消できるのです。


情報の整理については
ここを見れば必ず載っている場所を
作ることです。


プライベートな情報も、仕事関係の情報も
一緒にしていいと思います。


私の場合は『自分ノート』ですが、
スケジュール管理もこれでやっています。

「ノート内に書いてある」

とだけ、わかっていれば、情報を取り出す
時間はさほどかかりません。


企画や営業などの本来業務の情報も
イーゼルパッドという、でかい付箋を利用して、
部員全員が一目で進捗などの確認もできるようにしています。


机の引き出しの整理も同じことが言えます。
この引き出しは名刺などの『人』に関する引き出し
ここは、過去の『自分ノート』の引き出し、
ここは、雑誌などの保管引き出し・・・
という風に。

繰り返しますが、
自分の机まわり、情報がきちんと
整理されており、また、機能的に活用できていると
物を「探す」時間も短縮できるのです。


１日の労働時間の２割は「物探し」の時間
１日８時間勤務としたら２割とは実に９６分
にもなります。しかも、ほとんどが記憶にない時間。

このことは以前の記事でも吉田からもご指摘させて頂きました。


机の片付け・整理をすることで
【１】思考の整理ができる
【２】探している情報の場所もすぐわかる


まさに「一石二鳥」です。


このような工夫を日頃からこまめに
積み重ねると、「時間短縮」のための
工夫がどんどん生まれます。
とてつもない時間を確保することができます。


また私自身の性格も功を奏しているのかもしれません。
めっちゃ、めんどくさがり屋なんです。
なんとか楽ができないかとばかり考えてます。


なので１回の行動で２〜３効果があるような
行動をいつも考えるようにしています。


できるだけ、時間を確保して
『自分時間』にするためです。


本当にちょっとした行動から
『自分時間』って作れることを
どうか、みなさんも忘れないでくださいね＾＾




　　　西田　啓
--------------------------------------------------------------------


　
読み終わったあとのご感想・ご意見を


直接、吉田までお伝え下さい

　　
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　　（西田啓ブログ）　　　　　　http://ameblo.jp/zarememo/

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