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『自分時間』のための段取力

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『自分時間』のための段取力

発行日時： 2008/5/12

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★今週の目次★

【１】ご挨拶

【２】【マニュアルの功罪】
　　　　　　～「思考停止」を防ぐマニュアル活用法とは？～

【３】１．ホームページ　更新記事紹介
　　　２．ブログ：ＪＴＣよもやま話　最近の更新記事紹介

【４】編集後記

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【１】ご挨拶
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こんにちは！ＪＴＣの西田です。

ＧＷ中に本を３冊ほど読みました。
一応、今年の目標は『本を１００冊読む！』なのですが

まだ３０冊ほどしか読めていません・・・。
しかし、昨年と比べて毎日本を読む「習慣」がついたことは
大きな収穫です。読まないと気持ち悪くなるぐらいです。

ＧＷ中に読んだ本の１冊に「情報整理を１冊のノートでする」
といった内容のものがありました。結構売れてるそうですよ。

私も気になった情報は毎日メモを取るのですが
スケジュール帳・企画ネタ帳そしてメモ帳と
大きく分けて自分情報がこの３冊に分けられていたのです。

なんとか、ひとつにまとめる方法がないのか？

と思っていたときに、たまたま本屋で見つけたのが
この情報整理の本でした。

このようなハウツウ本は世にたくさん出ていますが、

「今までインプットした情報はこのノートを見ればすぐに引き出せる」

という著者の発想に共感し、
すぐに自分なりのノートを作ることにしました。

自分ノートを作るために、本に書かれていた
文房具を買おうと、嫁さんと散歩がてら
近くのコーナンやダイソーに足を運びます。

今までもコーナンには結構行っていたのですが
文房具コーナーとか見ることもなかったし、
ダイソーや１００円ショップなども
ほとんど行くことがなかったのです。。。

が、行ってみるとこれが意外と楽しい！
いや、かなりおもろい！

「文房具屋サイコー！」

と思うぐらいに。

こんなに便利になってて、こんなにおもしろい文房具が
あるのかと、その日一日感心しきりでした。

目的の文房具を探しながらも、
他の文房具をみて、
「これがあれば、あの作業をもっと楽に、早くできるよな・・・」
とか
「これがあれば、トイレや入浴中でもメモ取れるよな・・・」
とか

とにかく、今までこんな感覚はあまりなかったので
また新たな興味を発見できたことが
非常にうれしく思いました。

１００円そこらで、日々の作業効率ＵＰとストレス解消
につながるのであればかなりのお買い得です。
費用対効果は抜群です。

まぁ、何でもないことと思われるでしょうが
この毎日の何でもない「気付き」が仕事はもちろんのこと、
日々生活する上でも結構役に立ったり、モチベーションＵＰに
つながったりします。

家の近くにこのようなお店が
意外と多いことに喜びを感じさえしました。

みなさんもお住まいの近くを
ぷらっと散歩してみたら
今まで気付かなかった発見が
たくさんあるかもしれませんね。

まぁ、次の日も地元で文房具屋探索を
してしまったのですが・・・＾＾；

最後に、文房具屋探索中、こんなデパートが・・・。
↓↓↓
http://blog.livedoor.jp/nihonsougou/

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それでは今回もお届けする
　　
　　　『段取力』のお話

みなさんが日々直面するビジネスシーンと
比較し、考えながら読んで下さい。

そして、実践（行動）です！（←ここ大事！）

では、今回のお話を進めていきましょう！

第26回目　『自分時間』のための段取力　きばっていきましょ！！！

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
【２】　【マニュアルの功罪】
　　　　　　　　～「思考停止」を防ぐマニュアル活用法とは？～
------------------------------------------------------------------
～今週の一句～
　　
　　「長い目で　見ればおトクな　標準化」

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みなさんこんにちは！海外経験が皆無の、吉田です。

皆さんは海外に行ったことがあるでしょうか？

　当たり前じゃん！

という声が聞こえてきそうですが…

実は私はこの歳(ちなみに今年３６歳になります)まで
海外に行ったことが一度もありません！

国内旅行は大好きで、４７ある全ての都道府県に行ったことがある
くらいの「旅好き」なんですが、海外となるとさっぱり。

もともとは「海外よりもまずは日本のことをちゃんと知ろう」
と思って海外を避けていたつもりだったんですが、そのうち
食べ物の壁を感じたり、言葉の壁を感じたり
(もちろん全部実体験には基づいていない、勝手な思い込み)
して結局３６年も経っちゃいました…

でも海外旅行に行けない最大の理由は「飛行機が苦手だから」。

気圧変化に弱い体質に加えて、墜落の恐怖から飛行機の中では
身動きすらできません。

はぁ、我ながらこの臆病さがつくづく嫌になります…

さて、拙著「『自分時間』のための段取力」、
そろそろ私自身も読み返してみる時期ですね…
あなたはどうですか？今読むとまた違ったことに気づくかも！

このメルマガでは、日々のビジネスシーンを思い浮かべながら
読んでいただけるよう、なるべく具体例をたくさん使って
「段取力」の大切さをお伝えしたいと思っています。

そのために…

毎回皆さんに「テスト」形式で１問の問題を出題します。
皆さんはこの問題にぜひ答えてみて下さい！

メルマガ後段ではこの問題の種明かしをしています。
この中で、あなたに段取力の大切さを感じてもらいたい！
と思っています。

では今回の問題です。

【問題１９】(配点：10点)

マニュアルの使い方について、３つの考え方を

並べてみました。

あなたの考えに近いのはどれでしょうか？

あてはまるものに○をつけてみて下さい。

Ａ　すでにマニュアルがある場合には、とにかくその

　　マニュアルに従って業務を進めるべき。

　　これはその業務に熟達したとしても変わらない原則である。

Ｂ　マニュアルがあってもそのマニュアル自体を

　　疑ってかかるべきだ。

　　マニュアル通りに業務を進めること自体がミスのもとである。

Ｃ　一つのマニュアルをとってみても、使い方や活用法は

　　人それぞれである。

　　つまり、マニュアルの存在は単一であるべきだが、

　　使い方まで統一する必要はない。

【答えは…】

Ａに○をつけた方…熟達してもマニュアル通り…というのは

　　　　　　　　　ちょっと問題がありますよね。

　　　　　　　　　３点だけ差し上げます。

Ｂに○をつけた方…これではマニュアルの意味がありません。

　　　　　　　　　前回のメルマガをもう一度読んでみて下さい。

　　　　　　　　　０点。

Ｃに○をつけた方…これが正解！１０点差し上げましょう。

今回は「択一試験風」に出題してみました。

ちょっと難しかったでしょうか？

【例えば…】

前回のメルマガでは、マニュアルの功罪のうち「功」の部分、

つまり

　マニュアルの良さや必要性

についてお伝えしました。

マニュアルを頭から否定するのではなく、
どんどん活用していきましょう！というお話でした。

これに対し、今回は功罪の「罪」の部分、つまり

　マニュアルの注意しなくてはならない部分

についてお伝えすることにしましょう。

「マニュアル通りの対応」という言葉の対義語はおそらく

「臨機応変な対応」。とすれば、

　マニュアル通りではいけない

　＝　杓子定規の行動はいけない

ということであって、マニュアルそのものが悪だ、
ということではないんですよね。

実はこの部分がきちんと認識されていないために、
マニュアルに対する大きな誤解が生まれていると私は
感じています。

世界にはこんな逸話があります。

あるとき、イギリスの晩餐会に招かれた某国の王様が、
それをフィンガーボウルとは知らずに中の水を飲み干して
しまった。一瞬その場に緊張が走ったけれども、招待した
イギリス国王は自らもフィンガーボウルの水を飲み、
「美味しいですね」と言った…

これはマニュアルそのもののことを論じる実例ではありませんが、
この話から大切なことが学べます。

つまり、フィンガーボウルの水は飲むものではない、という

「ルールそのもの」が悪いのではなく、

「ルールを超えた行動がなされたこと」が賞賛に値する

ということです。

マニュアルがマイナスに働くとき、それはマニュアルそのものの
問題であることよりも、その使い方に問題がある場合が多い
と考えられます。

では、上の例でいうところの

「マニュアルを超えた行動」をとるためには、

どのようなことに気をつければいいのでしょうか…？

次の章ではこのことについて考えてみましょう。

--------------------------------------------------------------

【なぜでしょう？】

マニュアルに「罪」な部分があるとすればそれは、

　何も考えずにマニュアルどおりに行動してしまう

という危険性が高まる、という点です。

人間は楽をしたがりますので、マニュアルがあるとなると
「考える」ことをやめてしまい、その字面を追って
四角四面の仕事をしてしまいがちになります。

逆に言えば、マニュアルを使う場合にもしっかりと
考える癖をつけていれば、マニュアルの存在は
大きなプラスになります。

なぜなら、マニュアルは他者のノウハウの蓄積であり、
そこに自らの思考や経験を加味することによって
２人分、あるいは３人分の知恵を活用できるからです。

では、マニュアルを使うときにどんなことを考えれば
いいのでしょうか？もちろんそれは人それぞれ、ということで
構わないのですが、ここではいくつかのヒントを
お伝えすることにしましょう。

題して…

「マニュアルをこんなふうに使ってみたらどう？」

ひねりのない題名やなあ…

１　全体像を把握する

　マニュアルをもらったらすぐに作業に取り掛かる人がいますが、
　これはあまり効率のいいやり方ではありません。

　まずはマニュアル全体を読んでみましょう。

　そうすると仕事の全体像が把握しやすくなります。

２　慣れてきたら辞書代わりに使ってみる

　マニュアルをずっと同じように使っていては進歩がありません。
　少し慣れてきたら、自分なりのやり方を加味しながら
　仕事を進めてみましょう。

　そして、困ったときに頼る「辞書」としての存在価値を
　マニュアルに与えることで、より効果の高い仕事につながる
　ことでしょう。

３　マニュアルを常に修正していく

　数回同じマニュアルを使っていると、

　　もっとこうしたほうがいいのでは…

　というやり方が頭に浮かんでくることも多いはず。

　そんなときにはその方法を実践し、うまく行ったときには
　マニュアルそのものを修正しましょう。

　メモ書き程度でも十分ですので、マニュアルにあなたの足跡を
　残すべきです。このことを通じて、マニュアルはどんどん
　成長していくことができるのです。

何度も言いますが、マニュアルで注意すべきは

　考えなくなること

です。これはマニュアルに限ったことではありません。

仕事に限ったことでもありません。

考えることは人生のどの場面でもとても重要な要素なのです。

が、マニュアルを使うときには特に気をつけねばなりません。

前回のメルマガの編集後記で西田もこう書いていましたね。

『「現状維持→思考停止→改善への恐怖→現状維持…」

　みなさんはこのスパイラルに陥っていないでしょうか？』

そう、一番怖いのは「思考停止」です。

何も考えずに惰性で仕事をしてしまう。

慣れが生む失敗のほとんどはこれが原因だと思います。

　マニュアル　＝　一本のレール

と捉えてしまうとこのような危険が生まれますが、もしあなたが

　マニュアル　＝　最低限のサービスレベル

そして

　マニュアル　＋　自らのアイディア　＝　自分なりの提供サービス

ということを心がけていれば、マニュアルはあなたの仕事の

　最高の「素材」

になり得ます。

考えること・想像することを決してやめないで下さい。

真剣に考えた人の頭上に、必ず光が輝きますから。

-----------------------------------------------------------------

【こんな方は今すぐやってみよう！】

○　「仕事をしているときはボーっとしていることが多い」

　　というあなた！

○　「マニュアルに従ってさえいれば大丈夫！」と過信して

　　しまいがちなあなた！

→すぐに実践です。

とにかく考えてみてください。

どうすれば仕事が楽になるか？残業を減らせるか？

お客様に認めてもらえるか？目標達成できるか？

そして…

マニュアルにプラスする「あなた色」はいったい何色なのか？

を…

ただし、いつも考えすぎてしまう…という方は少しだけご注意を。

考えすぎてしまう方は、ぜひ「考動」を実行してみてください。

考えたらすぐ動いてみる、これを繰り返せば「無駄に考える」ことを

減らせます。だって、

「動けないことは考えてもしょうがない」

ですから。肩の力を抜いて、リラックスしていきましょう！

このメルマガを読んだあなたならきっとできる！

　吉田俊也

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【今週の心得】

　　・　「考える」ことをあきらめるな！徹底的に考えよ！

　　
　　・　マニュアルに独自色を加えて、よりよいサービスを

　　　　生み出そう！

　　
　┌――┐ ぜひ読んだ意見や感想を、お伝え下さい。　　　　　　　　　　　　　
　｜＼／│　　　　　　　　　　　　
　└――┘ ご意見・ご感想はこちらへ→ yoshida@nihonsougou.jp

　　　

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
【３】１．ホームページ　更新記事紹介
　　　２．ブログ：ＪＴＣよもやま話　最近の更新記事紹介
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━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━
┃１．ホームページ　更新記事紹介
━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━

・かわら版　５月号　更新
　http://www.nihonsougou.jp/kawaraban/vol.41.pdf

・What'new（原則、週一回更新）
　
　★医療法改正に伴う定款変更について
　http://www.nihonsougou.jp/cgi-bin/top_news/test_swtview.cgi?id=1200877687

　5/9　マイクロソフトとヤフーそしてグーグル
　http://www.nihonsougou.jp/cgi-bin/top_news/test_swtview.cgi?id=1210295534

・知っ得ニュース（月一回更新）

  5/8  平成20年度税制改正～証券税制～
　http://www.nihonsougou.jp/cgi-bin/top_news/test_swtview.cgi?id=1210222382

━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━
┃２．ブログ：ＪＴＣよもやま話　最近の更新記事紹介
━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━

5/9　公認デパートってなんじゃ？？
　　 http://blog.livedoor.jp/nihonsougou/

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
■「『自分時間』のための段取力」　

　　著者吉田俊也の書籍もよろしくお願いします。
　

　○『自分時間』のための段取力（文芸社）2007/6
　　　　
→ http://www.amazon.co.jp/dp/4286029700/ref=nosim/?tag=dandoriryoku-22　
　
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
【４】編集後記
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最後まで　『自分時間』のための段取力　をお読み頂き、
ありがとうございます。

今回のお話はどうでしたか？

どうしても「マニュアル」と耳にすると

・融通が利かない
・冷たい
・考えることをしない

など、マイナスなイメージが付きまといがちです。

私も吉田と同じで「マニュアル」の存在は重要だと思っています。

と、言いますか、毎日の生活レベルで
ある程度「マニュアル」通りに動いています。

実はみなさんも気付かないうちに
「マニュアル」化されていると思います。

例えば、

６：００に起きて、新聞を読む
６：３０に朝食を摂る
６：４５に雑誌や本を読む
７：３０に家を出る
　最寄駅まで徒歩中ネットラジオを聴く
８：００に電車に乗って、読書する
　　　　　または企画ネタを考える
９：００前に会社について、情報の整理をする

と、こんな感じに。
これは私の起きてから、会社に着くまでの
行動ですが、ほぼパターン化されています。

みなさんもよく似た感じではないですか？

これをマニュアルとはさすがに私も言っていませんが、
時間列に合わせて、どのような行動をするのかは毎日
決まっており、「マニュアル」に近いものはあると思っています。

つまり、「習慣」です。

マニュアルの先にある目的は、マニュアルを見なくとも
そのマニュアルの記載事項ができるようになること。

要は、『無意識』

にそれらのことができるようになることです。
これは、もう立派な『習慣』なんです。
少なくとも私は感覚的にそうとらえるようにしています。

先ほど挙げた、私のスケジュールは
もちろん、意味があってやってる訳です。

６：００に起きて、まずはざーっと新聞を目にし
時事情報を確認します。雑誌などもざっくり見ます。

人間の脳は起きてから２時間後に活性化される
と言われていますので、ちょうど電車に乗る
８：００頃に気になった情報を確認したり、新聞の熟読、
そして、読書をします。

「習慣＝マニュアル」

はその目的が明確にされていてこそ、
真価が問われることになります。

そして、無駄な時間を省くことで
効率的に有効時間へと変化させるのです。

１日２４時間です。
そのうち、何をしているのかわからない
記憶にない時間をいかに『自分時間』に変えるか。

『段取力』の真髄はそこにあります。

新しく何かをするために、
「時間がない！」「忙しい！」と言って
なくなく趣味や遊びの時間を削るのではなく

記憶にない時間を「習慣＝マニュアル」を
利用して、『自分時間』へと変化させるのです。

「無駄な時間」が一気に「自分への投資時間」

になるので、この差は一年を通して考えれば
物凄い差になることは、想像できると思います。
逆に言えば、果てしない貴重な時間を
知らぬ間に捨てている可能性が高いとも言えるのです。

いろんな本にもよく書かれていますが
一度、自分の一日の行動をメモに洗い出してみたら
おもしろいと思いますよ。

間違いなく「記憶にない時間」が
結構ありますので。

『自分時間』

大事にしていきたいですね。

　　　西田　啓
--------------------------------------------------------------------

　
読み終わったあとのご感想・ご意見を

直接、吉田までお伝え下さい

　　
┌――┐ 　　　　　　　　　　　　
｜＼／│　ご意見・ご感想はこちらへ→ yoshida@nihonsougou.jp　　　　　　　　　　　
└――┘
　　　　

　次回の　『自分時間』のための段取力　もぜひよろしくお願いします！

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　　（代表取締役北野慎二ブログ）http://blog.livedoor.jp/kitanojtc/
　
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　　（吉田俊也ブログ）　　　　　http://blog.goo.ne.jp/yoshida21345

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　　（JTC有志ブログ）　　　　　 http://blog.livedoor.jp/nihonsougou/

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