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『自分時間』のための段取力

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『自分時間』のための段取力

発行日： 2008/5/5

　
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★今週の目次★

【１】ご挨拶

【２】【マニュアルの功罪】
　　　　　　　　　　　　～「マニュアル人間」は素晴らしい？！～
　
【３】１．ホームページ　更新記事紹介
　　　２．ブログ：ＪＴＣよもやま話　最近の更新記事紹介

【４】編集後記

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【１】ご挨拶
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こんにちは！ＪＴＣの西田です。

２９日の新聞チラシに近所の百貨店で

『北海道道産展』

の案内チラシがはさんでありました。

２～３年前に妻と北海道旅行に行ってから
ふたりとも「北海道」という言葉にやたら反応します・・・。

それほど楽しかったということなんでしょう。
めしも美味かったし。

ちょうど、休日だったので
「道産展行ってみる？」ということになりました。

目当ては海鮮丼とルタオのお菓子

普段はその百貨店も閑古鳥が鳴くほどの人入りなのですが、
さすがは北海道道産展！

そのフロアーのある一角だけ
ひと・ひと・人だらけ。

海鮮丼買うのに３０分待ち。カウンターの裏では
よほど儲かったのか、スタッフのおばちゃんが
万札の束を札勘して、儲けの確認・・・。

見えんところでやれ！ちょっとやらしいわ・・・。

とかなんとか、言いながらも
このときばかりは、金にいとめをつけません。
美味しそうな海鮮丼です
↓↓↓
http://blog.livedoor.jp/nihonsougou/

小耳に挟んだ話だと
百貨店は目標売上に達成しないときは
どうも、「北海道道産展」を開催するらしい・・・。

本州では、北海道フィーバーするのに、
北海道経済自体はあまり盛況を振るわず・・・。

北海道人のそもそもの購買力が低いのか、
やはり、観光都市ということなのか、

いずれにしても、もうちょっと元気があっても
いいのかなと思います。

今後も地元に『北海道道産展』が来るんなら
毎回顔を出して、金落としますぜ！

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それでは今回もお届けする
　　
　　　『段取力』のお話

みなさんが日々直面するビジネスシーンと
比較し、考えながら読んで下さい。

そして、実践（行動）です！（←ここ大事！）

では、今回のお話を進めていきましょう！

第25回目　『自分時間』のための段取力　きばっていきましょ！！！

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【２】　【マニュアルの功罪】
　　　　　　　　　　　　～「マニュアル人間」は素晴らしい？！～
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～今週の一句～
　　
　　「あれこれと　言い訳する間に　やっちゃおう」

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みなさんこんにちは！法曹界の友人が多い、吉田です。

大学を卒業してから気づいたんですが、私の友人には
弁護士がたくさんいます。

このことは私が一応は法学部に在籍していたことを
思い出させてくれる貴重な要素の一つなんですが(苦笑)、

やはり法曹界というのは、入るのも難しければ
仕事の中身もやはり大変なようで、

「弁護士の嘆き」

なるものを割合耳にする機会に恵まれている私です。

そういえば先日、光市の母子殺害事件の判決が出ましたよね。

この事件や判決を巡ってはいろいろな主張や議論がなされて
いたところですが、ある弁護士の友人からこんな感想が
メールで送られてきました。

「裁判官が受けたプレッシャー…想像するだけで恐ろしいね」

通常、裁判官や弁護士が感じるプレッシャーというのは、
当事者やその家族の人生や命運を変えてしまう可能性に対する
プレッシャーではないか、と思います。

が、この事件ではそれに加えて「マスコミ」からのプレッシャー、
もっと言えば「無数の世論」からのプレッシャーがかかり、
並大抵の精神力では携われなかったろう、と私にも推察できます。

私はもともとこの種のプレッシャーには耐え難いので
法曹界に足を踏み入れることはなかったのですが、
近いうちには裁判員制度も始まります。

日ごと起こる事件をこのような角度から捉えてみることも
また大切なのかもしれませんね。

さて、拙著「『自分時間』のための段取力」、
いつもお読みいただき誠にありがとうございます！

このメルマガでは、日々のビジネスシーンを思い浮かべながら
読んでいただけるよう、なるべく具体例をたくさん使って
「段取力」の大切さをお伝えしたいと思っています。

そのために…

毎回皆さんに「テスト」形式で１問の問題を出題します。
皆さんはこの問題にぜひ答えてみて下さい！

メルマガ後段ではこの問題の種明かしをしています。
この中で、あなたに段取力の大切さを感じてもらいたい！
と思っています。

では今回の問題です。

【問題１８】(配点：10点)

「業務マニュアル」について、

あなたの考えに近いのはどちらですか？

あてはまるほうに○をつけてみて下さい。

Ａ　業務を進める上で、マニュアルは必要だ。

Ｂ　業務を進める上で、マニュアルは不要だ。

【答えは…】

Ａに○をつけた方…実はその通り！！

　　　　　　　　　１０点差し上げましょう。

Ｂに○をつけた方…どんな業務にもマニュアルは必要です。

　　　　　　　　　残念ながら得点はありません。

【例えば…】

「マニュアル人間」

と聞いて、あなたはどんなイメージを持つでしょうか？

おそらく、ほとんどの方が悪いイメージを持つのでは
ないかと思います。

　マニュアル

　　→　マニュアル通りの対応

　　　→　融通が利かない

　　　　→　誠意がない

　　　　　→　マイナスイメージに…

という連想ゲームになっているのかもしれませんね。

これがエスカレートすると、マニュアル不要論のようなものも
登場することがあります。

「そもそもマニュアルがあるのがいけないんだ！
　そんな良からぬものはないほうがいい！」

…あなたも一度は聞いたことがある話だと思います。

少し話を変えましょう。

あなたは「標準化」という言葉を聞いてどう感じるでしょうか？

こちらはあまりマイナスイメージはないのでは、
と思いますがどうでしょうか。

少しだけコンサルタントっぽいことを言いますと。

標準化(standardization)は、

単純化(simplification)、

専門化(specialization)

と組み合わせて「３Ｓ」と呼ばれます。

３Ｓを推進することによって生産性や作業効率が
上がりますので、製造業などでは大変重要視されている
考え方です。

もちろんこの３Ｓは製造業だけに限らずどの業種でも
大切なことで、複雑な業務であればあるほど
高い効果が発揮されます。
(詳しく知りたい方は今日の私のブログを見てください)

では再度質問をします。

「マニュアル化」と「標準化」はどう違うのでしょう？

深く突っ込んでいけばもちろん違いはいろいろあるでしょうが、

「その仕事を遂行するための依るべき指針」を作成すること

がマニュアル化であり、同時に標準化のひとつの形だと思います。

先日まで頻発していた企業不祥事をあなたは覚えているでしょうか？

製造日や賞味期限、産地などを偽装した事件はすべて
責任者の専横によるものだと言っていいのではないでしょうか。

もし創業以来の製造工程マニュアルがあり、この重要性が
認識されていれば、きっとこんなことにはならなかっただろうと
残念でなりません。

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【なぜでしょう？】

そもそもマニュアルの良さとは何でしょうか？

ここでは私が思う代表格の３つを採り上げてご紹介しましょう。

１　経験の浅さをカバーしてくれる

　初めての仕事や久しぶりの仕事などにあたるときは
　誰しも不安を感じるものです。

　先輩や上司など、経験豊かな人が付きっきりで指導して
　くれるならまだしも、
　「とりあえずできるトコまでやっといて」
　というざっくりした指示のもとで仕事を進めなくては
　ならないときに、あなたの強い味方になってくれるのが
　このマニュアルです。

　マニュアルは他人の経験値をあなたに移転させてくれる
　ツール。そう考えれば、マニュアルは
　「仕事の７つ道具」
　と言ってもいいくらい大切なものなのです。

２　仕事のポイントを事前に把握できる

　経験の浅い仕事にてこずる大きな理由は、その仕事の
　ポイントが把握しづらいことではないでしょうか。

　全体像をつかみ、どこがその仕事のポイントなのかが
　前もって分かっていれば、仕事は格段に進めやすく
　なりますよね。

　業務マニュアルには仕事のポイントが明記されている
　はずですから、これをうまく利用することによって
　スピードが上がるだけでなく、ミスの防止にも役立つのです。

３　仕事を復習できる

　もう一つ、忘れてならないのがマニュアルを「作る」こと
　の効果です。

　組織にあっては、
　　マニュアル作り＝個人ノウハウの組織への落とし込み
　という計り知れない大きな効果がありますが、仮に
　あなただけのことを考えたとしても大きな効果が期待できます。

　それは
　　自分の仕事を振り返る絶好の機会になる
　ということです。

　復習は大切だと口酸っぱく言われながらなかなか
　実行できなかった学生時代…あなたにも経験あることでしょう。

　仕事も復習によって自己改善が可能です。
　ぜひマニュアル作成の機会に復習をしてみましょう。

いかがでしたか？
少しはマニュアルの良さがご理解いただけたでしょうか？

もちろん、マニュアル一辺倒ではいけませんし、
マニュアルですべてがうまくいくわけではありません。
マニュアルも使い方次第では大失敗のもとになります。
（この点は次回のメルマガでお伝えする予定です）

ひとつ言えることは、

　マニュアルの存在は必要である

ということ。

先ほどお伝えした以外にもいろいろメリットがあります。

マニュアルを否定せず、上手に使いこなしていきましょう！

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【こんな方は今すぐやってみよう！】

○　マニュアルを利用した仕事は価値が低いと思っているあなた！

○　自分の仕事はマニュアル化できないと思っているあなた！

→すぐに実践です。

新人のあなたはまずマニュアルを利用してみることです。

そのマニュアルがあなたに仕事の進め方を教えてくれるはずです。

そしてもし、そのマニュアルが使いにくければ、
どんどん加筆していくのです。

あなたの経験をマニュアルに生かすことができれば、
仕事のマスターも遠くない！と断言できます。

中堅のあなたはぜひマニュアルを作ってみましょう。

思わぬ気づきがあるかもしれませんし、
少なくとも仕事の復習には役立つはずです。

そして、マニュアル作成は「要点をまとめる」訓練にもなります。

ぜひ一度チャレンジしてみて下さい。

このメルマガを読んだあなたならきっとできる！

　吉田俊也

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【今週の心得】

　　・　マニュアルは利用価値の高いもの。どんどん利用しよう！

　　
　　・　マニュアル作りを積極的にやってみよう！

　　
　┌――┐ ぜひ読んだ意見や感想を、お伝え下さい。　　　　　　　　　　　　　
　｜＼／│　　　　　　　　　　　　
　└――┘ ご意見・ご感想はこちらへ→ yoshida@nihonsougou.jp

　　　

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【３】１．ホームページ　更新記事紹介
　　　２．ブログ：ＪＴＣよもやま話　最近の更新記事紹介
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┃１．ホームページ　更新記事紹介
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・かわら版　４月号　更新
　http://www.nihonsougou.jp/kawaraban/vol.40.pdf

・What'new（原則、週一回更新）
　
　★医療法改正に伴う定款変更について
　http://www.nihonsougou.jp/cgi-bin/top_news/test_swtview.cgi?id=1200877687

　4/28　税制改正の不利益規定はいつから適用？
　http://www.nihonsougou.jp/cgi-bin/top_news/test_swtview.cgi?id=1209348193　

・知っ得ニュース（月一回更新）

  4/2  後期高齢者医療制度
　http://www.nihonsougou.jp/cgi-bin/top_news/test_swtview.cgi?id=1207094726

━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━
┃２．ブログ：ＪＴＣよもやま話　最近の更新記事紹介
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4/30　誕生日プレゼントで営業を学ぶ？
　　　http://blog.livedoor.jp/nihonsougou/

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■「『自分時間』のための段取力」　

　　著者吉田俊也の書籍もよろしくお願いします。
　

　○『自分時間』のための段取力（文芸社）2007/6
　　　　
→ http://www.amazon.co.jp/dp/4286029700/ref=nosim/?tag=dandoriryoku-22　
　
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【４】編集後記
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最後まで　『自分時間』のための段取力　をお読み頂き、
ありがとうございます。

今回のお話はどうでしたか？

２日に『ひめじ菓子博』に行って来ました。
ＧＷとはいえ、一応平日。
ちょっとは混雑もマシかと思いきや、駅から既に人だらけ。

駅から『ひめじ菓子博』の会場である
姫路城まで歩いて１５分ぐらい。

ここぞとばかりに、メインストリート沿いは
弁当売りの呼び込みがものすごかったです。

そんな活気のあるなか城下町を眺めながら
姫路城に着くと、そこはハンパではない人だかり。

人気のあるパビリオンは２時間待ちとか…。
某テーマパークを思わせるぐらいの盛況ぶりでした。

予想外だったのが、遠足で来た小中高生が
やたら多かったことでしょうか・・・。

とりあえず、３つほどパビリオンを周り、
ＧＷ用のお菓子を山盛り買い、
満足といえば満足だったのですが…、

ひとつ文句を言わしてもらうと、
スタッフの対応がちょっと・・・と思ってしまったこと。

飲食を扱っているのに、パンツ丸出しで接客してる若いスタッフもいれば、
することがないのか、ボケーっと座りながら、アホ面かまして
大あくびする中年スタッフもいたりと、他にもいろいろいたかもしれません。

まぁ、久しぶりに姫路城も見れたし、
お菓子も美味しそうなんで、気にしないで帰ろうと出口に向かうと、

出口までの誘導アナウンスの女子スタッフの話し方が、
まぁなんとも柳原可奈子のネタを聞いているような話し方…。
最後の最後にしっかりラスボスが控えていたんですね。

マニュアルはちゃんとあるみたいなんですよね。
敬語や文のニュアンスは間違っていないように思えたので。

ただ、魂が入っていない。
いたって棒読み。

ネタならまだしも、これを本当にされると、
さすがに不愉快になります。

どの会社にもマニュアルのひとつやふたつあるとは思います。
ただ、その通りやっているだけだと、
下手をしたらマイナスの感情をお客様に与えるだけかもしれません。

逆に魂を吹き込めば、想定していた以上の
効果を発揮することもよくあります。

今のあなたの業務は変にマニュアル化されてませんか？
知らず知らずにお客様に不快感を与えていませんか？

本当に価値のない業務なら、見直しが必要です。
ムダな贅肉を削ぎ、スリムにしなければなりません。
標準化についてもこの発想が必要です。

そして、このような改善行動に最も必要なことは

『勇気を持つ』

ということです。

今まで慣れ親しんだ方法を否定したり、
廃棄するのは怖くてなかなかできないものです。
だからこそ、常にお客様にとって価値あるものとは何なのか？

という視点に立って自分の業務を見直し続ける必要があるのです。
そして、行動を起こす『勇気』がいるのです。

これが癖付くと自然と業務の標準化もされると思います。

「現状維持→思考停止→改善への恐怖→現状維持…」

みなさんはこのスパイラルに陥っていないでしょうか？

　　　西田　啓
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読み終わったあとのご感想・ご意見を

直接、吉田までお伝え下さい

　　
┌――┐ 　　　　　　　　　　　　
｜＼／│　ご意見・ご感想はこちらへ→ yoshida@nihonsougou.jp　　　　　　　　　　　
└――┘
　　　　

　次回の　『自分時間』のための段取力　もぜひよろしくお願いします！

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