『自分時間』のための段取力

• 最新号：2008-10-06
• 発行周期：週刊
• 読んでる人：25人
• 創刊日：2008-01-21
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『自分時間』のための段取力

　
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★今週の目次★

【１】ご挨拶

【２】【２月・３月　特別企画】
　　　　　　　　    〜私の段取力はどのくらい？！その７〜

【３】１．ホームページ　更新記事紹介
　　　２．ブログ：ＪＴＣよもやま話　最近の更新記事紹介

【４】編集後記


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【１】ご挨拶
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こんにちは！ＪＴＣの西田です。


私は「キン肉マン」世代です。


小学校の頃「キンケシ」（キン肉マン消しゴム人形）
をかなりの数集めました。


たまにもらえるお小遣いやお年玉をやりくりして、
そりゃ必死に集め、レア物が出たときには友達に自慢していました。


けど、母親には「今後、一切買ってはいけません！」と言われ、
それでも隠れて集めていたのですが、


とうとうバレてしまい、泣く泣く処分することに・・・、
でも、やっぱり捨てきれず、近所の公園のスベリ台の下に
穴を掘って、埋めました・・・


翌日には全部誰かに持っていかれましたけど。


今思うとなんて発想が貧困というか、アホというか、
そんなとこに隠しても盗られるのわかってるやんと・・・。


そもそも、母親に「なんで集めたらいけないの？」と尋ねると


母親：着色消しゴムをいつも持っていると癌になるからや！


私：・・・、へ？　じゃあ、勉強で使う消しゴムはどう違うの？


母親：・・・、とにかく、あかんもんはあかん！


癌になるって・・・、もうちょっとマシな理由なかったんか・・・。


今思うと私がコレクター癖があるのを感づいてか、
お金の使い方をもっとしっかり勉強しなさいと
教えていたのかもしれません。たぶん・・・。


今年はキン肉マン生誕２９周年です。
「２９＝肉」にちなんで、キン消しやフィギュアなどの
リメイクが数多くされており、昔のものはオークションなどで
かなりの高値をつけているとか。


・・・・悔やまれてなりません。


しかし、私のコレクター癖は結局治らず、その後、シールやらカードやら
集めてしまって、レア物は今でも残しております。


特にスターウォーズ・エピソード３の映画公開時に
ペプシが期間限定キャンペーンとして出していた、ボトル缶人形
（因みに、ダースベーダーとＣ３ＰＯとＲ２Ｄ２を所持）
はプレミアがつくと予想しております！


よって箱から出さずに厳重に保管体制を取っています。
興味のない方にはなんのことか全くわからないですよね。。。


それにしても、今は復刻版ブームです。


みなさんが今も持ち続けているアイテムがあるなら
近い将来お宝になる可能性は十分ありますよ。


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それでは今回もお届けする
　　
　　　『段取力』のお話


みなさんが日々直面するビジネスシーンと
比較し、考えながら読んで下さい。


そして、実践（行動）です！（←ここ大事！）



では、今回のお話を進めていきましょう！


第19回目　『自分時間』のための段取力　きばっていきましょ！！！


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【２】 【２月・３月　特別企画】
　　　　　　　　    〜私の段取力はどのくらい？！その７〜
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　〜今週の一句〜
　　
　　「『無理しない』　仕事のグレード　上げるコツ」

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みなさんこんにちは！最近やたらと涙もろい、吉田です。


年をとると涙腺が緩くなるという現象、皆さんにも経験ありますか？



…すみません、このメルマガをお読みの方はまだまだお若いですよね。


そして、私も現在３５歳。年をとったという表現にはまだ程遠い、

若造の青二才です。



ただ、ここのところ本当に涙腺が緩いんですよね。



もともと感情の起伏が激しく、泣いたり笑ったり怒ったり悲しんだり、

そして何より感動することも多かったのですが、最近は今まで以上に

「感動」体験が増えました。


先日はある本を読んで感動し、電車の中で涙を流し…

テレビのドキュメンタリーでまた感動し、テレビの前で涙を流し…


友人からかけられた一言に感動し、あるいは同僚や後輩の言動に

感動し、その場では涙をこらえるものの感動が尾を引いて

トイレで涙を流すことも…


小さい頃から祖母には

「男は簡単に泣くもんじゃない」

と言われ、人前で涙を流すことは極力我慢をしてはいるのですが、

最近はどうも「感動の涙」の止め方が分かりません…


ちなみに、悲しくて泣くことはほとんどありません。

これは本当に幸せなことですよね。


もひとつちなみに、映画では必ずといっていいほど泣いてしまいます。

以前、妻と姪の３人で「あたしンち」というアニメ映画を見に行った

のですが、そのときにも一人で感動の渦の中に入ってしまって、

妻と姪(当時８歳くらい)に怪訝な眼で見られてしまいました…



さて、拙著「『自分時間』のための段取力」、ご愛読いただき
本当に感謝しております。
発売以来、「いつも携帯しています」とおっしゃっていただいた方から
ボロボロになった拙著を拝見する機会が何度かあり、
また感動の涙を流しそうになってしまいました…
Ｍさん、Ｔさん他の方々、本当にありがとうございます！


このメルマガでは、日々のビジネスシーンを思い浮かべながら
読んでいただけるよう、なるべく具体例をたくさん使って
「段取力」の大切さをお伝えしたいと思っています。


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第13回のメルマガから引き続き、特別企画としまして


　私、吉田俊也の段取力はいったいどのくらいあるのか？？


という、赤裸々な(？！)企画にチャレンジしてきましたが、


とうとう今回が最終回！




ここまで自分をさらけ出せばもう恥ずかしいものはない！！


とばかりに、今回は良かったことも悪かったこともひっくるめて、

「大反省会」企画をお送りいたします！





--　究極の段取力！〜確定申告奮闘記〜　-----------------------------


【大・大・大反省会】


３月１７日、所得税の確定申告が法定期限を迎えました。


当社メンバーのそれまでの頑張りもあって、最終日はわりあい
落ち着いた一日になりました。


また、当日は１８時に業務を終了し、打ち上げ会を行いました。
さすがに解放感もあったのか、皆楽しそうにインド料理を
味わっていました。


しかし！これで終わってはいけません。


今回の確定申告業務では、非常にたくさんの「失敗」をしてしまいました。
これらの失敗を次につなげるべく、私たちは３月１９日に
メンバー全員による「反省会」を行いました。


もちろん、お酒を入れない純然たる「業務」として、です。


このメルマガでは、


『私、吉田の段取力は本当に存在するのか？』


という企画でお伝えしていましたが、このことは当然


『私たちの確定申告業務に段取力は十分発揮されたのか？』


ということも意味します。
今回のメルマガでは、私の段取力の存否に加え、当社の段取力の存否も
しっかり振り返ってみようと思います。


ただ、反省会で出た意見をすべて記載することは難しいので、

ここでは


「段取力不足」であったこと


に絞って記したいと思います。



【吉田自身の段取力不足】


　まず、私自身の段取力について…自己評価をした結果は
　次のように要約できます。


「設定したハードルをことごとくクリアできなかった」


　目標とした期限をクリアできなかったことはこれまでの
　メルマガでもお伝えしてきたとおりです。
　目標達成率は散々な状態で、これでは私に段取力がない
　との結論に等しいと猛省しています…


　さらに悔しさを感じているのが、
　「管理者の養成」
　というハードルをクリアできなかったことです。


　実は、私の今期のテーマは「次世代の養成」なんです。
　そして、昨年末から今年初めにかけての年末調整事務、
　さらには今回の確定申告業務の２大イベントを通じて、
　部内メンバーのうち先輩格にあたる２名を管理者として
　設定し、それぞれのイベントを管理してもらいました。

　そしてその結果、年末調整事務を管理してくれたメンバーは
　管理者としての視点や行動を身につけてくれました。
　が、難易度のより高い今回の確定申告業務においては、
　管理者として抜擢したメンバーを「管理者」として機能させる
　には今一歩、というところでとどまらせてしまった感があります。

　確定申告の場合には管理者としてなすべきことが非常に多い
　という条件の下、彼の役割への認識を十分に持たせることが
　できなかったのが私にとっての大きな責任です。


　社内目標期限に届かなかったことはもちろん悔しいのですが、
　このことが私にとっては最も反省すべき点だと感じています。



【当社全体の段取力不足】


　続いて、当社全体の段取力について、反省会の主な意見を集約すると
　次の２つが挙げられます。


１．「仕事の貯金が少なすぎた」

　会計事務所の仕事の流れを大まかに言えば、


　６月〜１１月　＝「閑散期」
　１２月〜５月　＝「繁忙期」

　
　であると言えます。つまり、現在は繁忙期の真っ只中です。


　今回の確定申告処理を行ってみて一番痛感したのは、

　「閑散期にできることをしておかなかった」

　ということです。


　確定申告を行うためには、当然のことながら「下準備」が必要です。
　この「下準備」が不十分だった…このことが今回の期限徒過の最大の要因です。


　毎月の会計処理の際に集計しておくべき数字を集計していなかったこと。


　前年以前の資料整理が不十分であったために、処理方法を探ることに
　時間がかかってしまったこと。


　お客様の手元に資料が届いてすぐに回収すればよかったのに、
　それを怠ってしまったために資料が紛失してしまったこと。


　確定申告処理のための知識や点検方法の共有が遅れたこと。


　…挙げればキリがありません。


　余裕のある時期に先を見通した仕事をしておくことがいかに大切か、
　ということを改めて痛感しました。


２．「効率の良い進め方を共有し損ねた」

　処理の速い人と遅い人。

　考えて工夫しながら仕事をする人とそうでない人。

　慎重な人と大胆な人。

　
　…当然のことながらメンバーにはいろんな個性があります。


　その中で、「こうすると効率よく処理ができますよ」という
　意見が、共有されぬまま土壇場まで走り続けてしまいました。

　
　もちろん、朝礼や部門会議等の場で、いろいろな意見がもたらされ、
　改善されたこともたくさんありました。


　が、そうでないこともたくさんあった。
　もっともっと工夫できたのでは…これも一つの反省材料でしょう。



当社同様、先日確定申告処理を終えられた各会計事務所の方々は
どのような反省点がおありでしょうか？


また、一般の事業に携わっていらっしゃる方々は、ここに
記載した私たちの反省点を見て何をお感じになるのでしょうか…？


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【反省会を終えて…】


あー、ようやく終わった…

何とか無事終えました。長かった…

これが私の偽らざる感想です。



ただ、ここで気をつけなくてはいけないことがあります。



一つの仕事を終えて、


「あー終わった終わった。終わってよかったねー」


では進歩がありません。


進歩するためにはどうするか。
まずは事実を振り返ることが必要です。


そこで、私は仕事を終えたときに、必ず反省会をすることに
しています。


年末調整事務についても部員全員で反省会を行いました。
確定申告業務についても部員全員で反省会を行いました。


少し話は逸れますが…

　反省会の形式について少し触れておきますね。

　
　私が採用したのは
　「ブレーンストーミング形式」。


　ブレーンストーミングとは、

　「各自が他を批判することなく、自由に意見を出しあって、
　　独創的なアイディアを引き出す集団思考法」(三省堂「大辞林」より)

　です。ポイントは、

　・とにかく他人の意見を批判しない。

　ということ。


　要は、自分の思い付きを次々に口にすればいい、ということです。
　反省会はこの形式が有効だと思います。


　批判をしないというルールも適していますし、
　他者の意見を聞いて新たな意見を形成できることも反省会向きです。


話を戻しましょう。


仕事は通常、

１.予定を立てる（Ｐｌａｎ）
２.実行する（Ｄｏ）
３.結果を検証する（Ｓｅｅ）

という３段階から成り立っています。いわゆる「ＰＤＳサイクル」です。


ところがどうでしょう。１・２は意識しているとしても、意外と３が抜けて
いることはないでしょうか？


あなたもここ最近の仕事をぜひ振り返ってみて下さい。
３はきちんとなされているでしょうか？


これがなされていないとなれば、先ほど言った

「あー終わった終わった。終わってよかったねー」

に他なりません。


失敗が活きるのは「成功の礎」になるからであって、それを
そのまま放ったらかしてしまえば、その失敗はいつまでも
失敗のままです。


反省会が大切なのは、いわゆるＰＤＳサイクルのＳの部分を
意識するためなのです。


もちろん、反省会も実施するだけであれば「検証」にはなりません。


次に向けてどうするかを考え、またそれを実際に行動に移して初めて、
「検証」と言えるのです。



以上、９回にわたって特別企画をお送りしてまいりました。
あなたにとっての仕事のヒントはありましたか？


今回の確定申告業務においては、当社全体の反省点も含め、
すべて私自身の「段取力不足」が「失敗」を招いてしまいました。

『「自分時間」のための段取力』の著者として、
これほど恥ずかしいことはありません…

が、より一層精進して、今よりもずっと自分時間が確保できるよう、
段取力を鍛えることをここに誓います！


次回からはまた通常のメルマガに戻ります。
次回以降もぜひお付き合いくださいね！！



　吉田俊也

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【今週の心得】


　　・　その場限りではなく、先を見通して

　　　　仕事に取り組もう！

　　・　仕事のＰＤＳサイクルを回して、

　　　　次に活かす仕事をしよう！



　　
　┌――┐ ぜひ読んだ意見や感想を、お伝え下さい。　　　　　　　　　　　　　
　｜＼／│　　　　　　　　　　　　
　└――┘ ご意見・ご感想はこちらへ→ yoshida@nihonsougou.jp
　　　

           

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【３】１．ホームページ　更新記事紹介
　　　２．ブログ：ＪＴＣよもやま話　最近の更新記事紹介
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┃１．ホームページ　更新記事紹介
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・かわら版　３月号　更新
　http://www.nihonsougou.jp/kawaraban/vol.39.pdf


・What'new（原則、週一回更新）
　
　★医療法改正に伴う定款変更について
　http://www.nihonsougou.jp/cgi-bin/top_news/test_swtview.cgi?id=1200877687

　★新しい年金スタイル・新しい賃金体系 選択制確定拠出について
　http://www.nihonsougou.jp/cgi-bin/top_news/test_swtview.cgi?id=1200880502

　3/14　救命医宿直７割「違法」
　http://www.nihonsougou.jp/cgi-bin/top_news/test_swtview.cgi?id=1205453593

・知っ得ニュース（月一回更新）
 
  3/3  事業承継、それは中小企業をめぐる喫緊かつ最大の課題
　http://www.nihonsougou.jp/cgi-bin/top_news/test_swtview.cgi?id=1204531422


 ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━
┃２．ブログ：ＪＴＣよもやま話　最近の更新記事紹介
 ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ 

3/18　接遇研修
　　　http://blog.livedoor.jp/nihonsougou/


━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
■「『自分時間』のための段取力」　
             
　　著者吉田俊也の書籍もよろしくお願いします。
　

　○『自分時間』のための段取力（文芸社）2007/6
　　　　
→ http://www.amazon.co.jp/dp/4286029700/ref=nosim/?tag=dandoriryoku-22　
　
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 【４】編集後記
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最後まで　『自分時間』のための段取力　をお読み頂き、
ありがとうございます。


今回のお話はどうでしたか？


弊社代表の北野慎二からよく


「アナログ型人間」になれ


と訓示をもらいます。
「アナログ型」という定義はかなり広く
会社にとっても多種多様な気もします。


ニュアンス的に何を意味するのか
頭ではわかっていても、それを自分の中で
腑に落とすことが意外とできていない社員が
多いかもしれません。


その「アナログ型」の対極として「デジタル型」が
あるのですが、


では、「デジタル型って何なんだろう？」と考えた時に
私は


「模倣」ができること


と自分では考えています。
その名の通り「デジタル家電」は、一社が製品を開発すると
他企業もそれに倣って、すぐ類似製品を販売します。


そもそも「デジタル」とは「合理的」「論理的」「定量的」と
定義づけができ、これら３つの要因でコピー・大量販売ができると
言われてます。


このような傾向が強いと一般消費者からすれば、
「どれも同じ様に見える」となって、
そして価格破壊が起こり、結局「性能が同じなら安い方を買おう。」
ということになります。


これだと、いまいち自社の「強み」がわかりにくいことになります。


では、「アナログ型」というのはなんなのでしょうか？
今の例で言えば


「模倣」が『できない』こと


となります。私の見方では。
地場産業などのいわゆる、「職人技の世界」が
わかりやすいのかもしれません。


日本には、他社が決してマネのできない技術を誇った
製品は数多くあります。諏訪田製作所の爪切りなどが
それにあたりますよね。
少々値が高くとも良い物は買いたいと思います。


ただ、このような熟達した技術を身につけるには
多くの経験と年数がかかり、そして長年培った感性や直感
なども重要となります。


仮にマニュアルがあったとしても、
その通りにできるものではないと容易に想像ができます。
（諏訪田製作所は、工程部分をしっかりシステム化し、
大量販売、後継者育成にも成功しています。）


会計事務所業務は専門性の高さからよく
「職人気質な仕事」と言わたり、職員自身が自分は「職人」
なんだと思いやすい傾向にあります。


しかし、数字合わせをしているだけでは
お客さまからは「出来て当たり前」と思われます。
逆に多大な時間をかけて処理をした割には
少しでもミスがあると大きなクレームにつながります。


お客さまに喜んで頂ける動機付けにはなりません。
記帳代行をするだけなら、もっと安い業者もたくさんいるので・・・。


サービス業である以上はお客さまに
必要とされ、そして喜んでもらって、なんぼですから。


お客さまのことをよく知り、社長の思いを伺い、
今何をしようとしているのか素早く察知し、提案解決を行う。
自社と契約を交わしているからこそ、自社にしかできない
サービスを行う。


北野が言う「アナログ型人間」というのは
これらのことができる人を指しているのだと思います。


お客さまの中には厳しく、そして暖かく
苦言を呈してくれる本当にありがたい方もいらっしゃいます。


いつまでたっても、それにお応えできないのでは
「プロとして失格！」「報酬を払う価値がない！」
と思われてもしかたがありません。


多くの経験・失敗、そこからオリジナリティを生み出し、
他にはマネのできないサービスを行う。


このような意味での「アナログ型人間」にならなければなりません。


もちろんビジネスとして成功させるには、
「デジタル」型の発想も必要ですけどね。


今回の確定申告の反省会を聞いていた訳ではないのですが、
業務を振り返りひとり反省会をしていた西田でした。




　　　西田　啓
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直接、吉田までお伝え下さい

　　
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