『自分時間』のための段取力

『自分時間』のための段取力

　
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★今週の目次★

【１】ご挨拶

【２】【２月・３月　特別企画】
　　　　　　　　〜私の段取力はどのくらい？！その３〜

【３】１．ホームページ　更新記事紹介
　　　２．ブログ：ＪＴＣよもやま話　最近の更新記事紹介

【４】編集後記


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【１】ご挨拶
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こんにちは！ＪＴＣの西田です。


花粉症です。


先週から、くしゃみ、鼻水、咳が止まりません。
２月からこんな重症だと春先はどうなることやら・・・


私の個人サイトでこんな感じの記事を書きました。

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「様」と「さま」

仕事の関係上、メールでやり取りをすることが頻繁にあるのですが、 
最近、宛名で 


○○株式会社 
□□さま 


と敬称で「さま」とひらがなで送られてくるメールが増えました。 
もともと、「漢字」と「ひらがな」では 


漢字は、「堅い、強め」 
ひらがなは、「柔らかい、親しみ」 


と文面上で微妙なニュアンスを伝える時に 
使い分けることは結構よくある話だとおもいます。 


多くの企業では、電話応対や挨拶のしかたなどの 
ビジネスマナー研修はよくされているのですが 
メールの書き方をしっかり研修しているところってあるんですかね？ 


ビジネス文書の書き方はあるかもしれませんが、 
メールの書き方（使い方）なんか研修なんかで習ったことないなぁ・・・。 


でも、クライアント様や各関係者からメールで何か案内が送られてくると、 
会ったこともない方からメールが送られてくることも結構あって、 
そんな場合は、文章の表現や内容が判断材料になったりする場合もあるんですよね〜。 


「様」と「さま」についても 
親しみを込めている場合は「さま」を使ってるのかな・・・。
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みたいなことを書いたのです。


私の友人達がコメントで


・「内容」というよりも「スタンス」が問題やな。
・「さま」はちょっと砕けすぎじゃないか？
・親しき仲にも礼儀あり。


などの意見をちょうだいしました。


「スタンス」というのは、同じフロアー、席がすぐ近くなのに
重大な案件でもメールなどで報告してくる人が
しばしばいるということです。一声かけるだけでも、
全然違うのに・・・とも言っておられました。


前回の記事でも書きましたが
「ＫＹ式日本語」など、ちょっと前までは
聞いたこともないような言葉の使い回しが流行したりしています。


変化の激しいこの時代はそういうものなのかもしれませんが
それぞれの「価値観」までもが人それぞれで複雑化しだすと


世代間のコミュニケーションや、個人のコミュニケーションを
はかることは益々、難しくなってくるんでしょうね・・・。


なんか、背筋がゾッとする気分でした。


みなさんは「様」と「さま」を使い分けますか？


また、長くなってしまった・・・。

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それでは今回もお届けする
　　
　　　『段取力』のお話


みなさんが日々直面するビジネスシーンと
比較し、考えながら読んで下さい。


そして、実践（行動）です！（←ここ大事！）



では、今回のお話を進めていきましょう！


第15回目　『自分時間』のための段取力　きばっていきましょ！！！



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【２】 【２月・３月　特別企画】
　　　　　　　　〜私の段取力はどのくらい？！その３〜
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 ▼15回目の『段取力』
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　〜今週の一句〜
　　
　　「新人に　教えるつもりが　教えられ」

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　＜第15回＞ 【２月・３月　特別企画】
　　　　　　　　〜私の段取力はどのくらい？！その３〜

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みなさんこんにちは！「作文コンプレックス」を抱える、吉田です。



今、私はこうやってメルマガを書いています。


そして去年は書籍も執筆しました。


ブログもかれこれ２年半、書きつづけています。



これをお読みになっている方の中には、


「吉田はさぞかし文章を書くのが好きなんだろうな」


と思ってくださる方もいらっしゃるかもしれませんね。



しかーし！私は文章を書くのが苦手。なかなか好きにもなれません。


学生の頃も得意科目は数学と科学、苦手が国語と歴史。

性に合わない文章はなかなか読解できず、特に苦手な筆者の論説文が
出題されると満点の１割くらいしか得点できないことがほとんどでした。


そして、極めつけは役所時代の新人研修。

ある研修で「日本の国際貢献について考えるところを述べよ」
という課題を出され、興味のあるテーマだったこともあって
自信満々に文章を作り、提出。後日先生から帰ってきた答案には
赤色の字でこう書かれていました。


「内容はともかく、文章の勉強をしたほうがいい」


…え…そこまで言う…と、さすがにへこみました。


そんな私もなぜか(？)今では文章を書く機会が与えられていて、
本当に日々勉強させてもらっています。

文章の下手な私が書いたものをご覧いただくのは本当に
恥ずかしいのですが、少しでも皆さんのお役に立てればと、
今日も頑張ってメルマガをしたためております…



さて、拙著「『自分時間』のための段取力」、もう
お読みいただけましたか？
自分時間を大切にするための一助としていただければ
幸いです。


このメルマガでは、日々のビジネスシーンを思い浮かべながら
読んでいただけるよう、なるべく具体例をたくさん使って
「段取力」の大切さをお伝えしたいと思っています。


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前々回のメルマガから引き続き、特別企画としまして


　私、吉田俊也の段取力はいったいどのくらいあるのか？？


という、自虐的な(？！)企画にトライしております。



池脇千鶴さんも済ませた(？)確定申告、世間でも
いよいよ本番、という空気になってきましたね。


かくいう私も、先日某市役所の確定申告会場で、
申告される方のご支援をさせていただきました。


中には確定申告にお詳しい方もいらっしゃって、

「この一時所得の計算は正しいでしょうか？」

という質問に少したじろいだりしながら…
無事任務を完了してまいりました！


そうこうしている間に、当社の確定申告処理は
折り返し地点を迎えました。


さて、中間目標は達成できたのでしょうか…？




--　究極の段取力！〜確定申告奮闘記〜　-----------------------------


【　ひとり反省会　】


先週までの目標を再確認しておきましょう。


当社の第１ハードル、最初の処理目標は…

　２／１５までに７０％処理完了

でした！


そして、２／１５時点の実績値は…

　処理必要件数　１５７件中

　処理済件数　６０件！

　進捗率は……　『３８．２％』でした！　




惨敗です…



ここまでの結果からすると

「吉田には段取力がない！」

という結論にならざるを得ません。



ご期待に沿えず、本当に申し訳ございませんでした。。。



この原因はいろいろと考えられます。


そして、１５日終了時点で、私自身の中でそれらを整理しました。


この反省点は今後のメルマガの中で明らかにしようと思っています。

乞うご期待(？！)



それにしても１５日の夜は夜風がやけに冷たかった…


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【スピード＋品質】


前回もお伝えしたように、当社の確定申告は早期完了を重視しています。


しかし、「早かろう、悪かろう」では意味がありません。


当然、「品質」も問われますよね。


そこで今回は、当社が取り組んでいる品質確保の方策の中から、
「社内のチェック体制」を採り上げてお話しましょう。


実は当社の社内チェックは「４重」になっています。


つまり、処理担当者が処理した申告書は、何と「４重」のチェックが
入るのです。


まず最初に「窓口担当者」のチェック。
　
窓口担当者とは、その名のとおり、お客様にとって窓口になっている
担当者のことです。
　
普段からお客様と接している窓口担当者は、そのお客様自身の
変化や取引状況に精通していますので、そのような観点で
チェックを行います。


次に「部長チェック」。

主に数字の動きや流れについてチェックを行い、利益の計算や
税額の計算に誤りがないかをチェックします。


さらに「副社長チェック」。

当社の副社長は税務会計の実務を非常に長く経験しており、
さらには税務調査への立会経験も非常に多いため、当局から
指摘を受けやすい事柄などについてもチェックを行います。


最後に「社長チェック」。

税理士印を押すまさに本人として、内容に過誤がないかを
チェックします。


以上、４段階のチェックを経て、ようやく「完成」となるのです。


お客様の大切な数字ですから、チェックも念入りに行う、
というわけです。

加えて、「自己チェック」だけではどうしても不十分に
なりがちなところを、４名の「他者の目」を使って、
ミスを防いでいるのです。


このように厳重にチェックが入りますので、その分だけ処理を
早く終えなければいけない、ということも早期完了のひとつの
理由と言えるかもしれませんね。




【現状報告です！】

厳しい！とにかく状況は厳しいです。


このメルマガ執筆時、２月２０日(水)終了時の状況は…

　完了率：４９．０％（７７件完了/１５７件中）

えー！！まだ半分にも到達してないのか！！



実質あと１週間。気持ちは焦りますが、とにかく

目標に向かって頑張るのみ！です。




　吉田俊也

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【今週の心得】


　　・　目標が達成できなかったときには、

　　　　間を置かず「反省」し、次につなげよう！

　　
　　・　自己チェックよりも「他者の目」を利用して

　　　　品質を維持しよう！



　
　　
　┌——┐ ぜひ読んだ意見や感想を、お伝え下さい。　　　　　　　　　　　　　
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【３】１．ホームページ　更新記事紹介
　　　２．ブログ：ＪＴＣよもやま話　最近の更新記事紹介
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┃１．ホームページ　更新記事紹介
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・かわら版　２月号　更新
　http://www.nihonsougou.jp/kawaraban/vol.38.pdf

・What'new
　
　★医療法改正に伴う定款変更について
　http://www.nihonsougou.jp/cgi-bin/top_news/test_swtview.cgi?id=1200877687

　★新しい年金スタイル・新しい賃金体系 選択制確定拠出について
　http://www.nihonsougou.jp/cgi-bin/top_news/test_swtview.cgi?id=1200880502

　2/22　中小企業の資金繰り策　制度融資限度額上げ
　http://www.nihonsougou.jp/cgi-bin/top_news/test_swtview.cgi?id=1203669078

・知っ得ニュース
 
  2/6  自家製果実酒の提供「解禁」
　http://www.nihonsougou.jp/cgi-bin/top_news/test_swtview.cgi?id=1202458900




 ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━ ━
┃２．ブログ：ＪＴＣよもやま話　最近の更新記事紹介
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2/18　コクキンあれこれ
　　　http://blog.livedoor.jp/nihonsougou/

2/19　段取力向上のために
　　　http://blog.livedoor.jp/nihonsougou/

2/22  演歌歌手　ジェロ
　　　http://blog.livedoor.jp/nihonsougou/


★　税理士北野慎二の親バカ日記（代表取締役北野慎二ブログ）
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■「『自分時間』のための段取力」　
             
　　著者吉田俊也の書籍もよろしくお願いします。
　

　○『自分時間』のための段取力（文芸社）2007/6
　　　　
→ http://www.amazon.co.jp/dp/4286029700/ref=nosim/?tag=dandoriryoku-22　
　
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 【４】編集後記
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最後まで　『自分時間』のための段取力　をお読み頂き、
ありがとうございます。


今回のお話はどうでしたか？


前から言っているとおり、
私も文章を書くのがすごく嫌いで、苦手で、ヘタクソでした。


大学受験本番前でも現代国語の偏差値が
５０いくか、いかないかぐらいのものでした。


決まって、現国の試験の最後には「筆者の気持ちを○○字以内で書け」
みたいな設問があり、「なんで、俺の意見や気持ちを聞かへんねん！」
とぶつぶつ文句ばっかり言っていたと思います・・・。
弊社の黒木という社員もブログでこんなこと書いていたかな。


でもまぁ、採点する側からすれば、そんな問い方だと
採点に時間がかかってしかたがないんでしょうけどね。


今でも、文章の書き方はヘタですが、書くこと自体に苦手や嫌いなどの
気持ちは一切なくなりましたね。
　

吉田同様、ほぼ毎日何か書いているので
習慣になったんだと思います。


「何かを書く」ということは、それなりに情報収集やリサーチが
必要になるので好奇心なども旺盛になり、周辺知識もどんどん増えることが
副次効果としてあげられます。


で、確定申告奮闘記ですが、


とりあえず、ガンバレ！手は出せんが応援だけはしているからな！


　　　西田　啓
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読み終わったあとのご感想・ご意見を


直接、吉田までお伝え下さい

　　
┌——┐ 　　　　　　　　　　　　
｜＼／│　ご意見・ご感想はこちらへ→ yoshida@nihonsougou.jp　　　　　　　　　　　
└——┘ 
　　　　
 

　次回の　『自分時間』のための段取力　もぜひよろしくお願いします！

　
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▼日本総合コンサルティング関連ページ
　
　・日本総合コンサルティング　　http://www.nihonsougou.jp/
 
  ・ＪＴＣかわら版２月号　　　　http://www.nihonsougou.jp/kawaraban/vol.38.pdf
　
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　　（代表取締役北野慎二ブログ）
　
　・ビジネス徒然草
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　・ＪＴＣよもやま話
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