モバイルオフィスの作り方

• 最新号：2008-08-26
• 発行周期：週一回発行
• 読んでる人：75人
• 創刊日：2003-11-26
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モバイルオフィスの作り方 [vol.0125] インシデントエディター

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 ◇  キンモクセイの香り全開です ・・・・　　　　　　　第１２５号◇
 ☆モバイルオフィスの作り方　★                    2005年10月18日
 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　vol.0125
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□　　インシデントエディター
□　　何となく思うこと

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☆ インシデントエディター
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先週は超多忙な週で、確か・・・月曜の朝（昼頃）目を覚まして、少し仕事を
したと思ったらもう土曜の夜でした。
私どもの町内では一週間が超特急で通過したようで・・・・・

と、メルマガを無断でお休みした言い訳はこれぐらいにして・・・

◇ インシデントエディター
　前回はＭＳ−ＯｕｔＬｏｏｋとＭＳＮ９プレミアムの連携はすばらしいとい
　う話題でした。
　
　エクスチェンジが無くても会社のメンバーとスケジュールの共有ができ、オ
　フィスと自宅でスケジュールの同期が取れます。
　
　http://join2.msn.com/?page=dept/home&pgmarket=ja-jp&ST=1&xAPID=1983&DI=2044

　さて、マイクロソフトの製品を絶賛するのはこれぐらいにして、私どもが誇
　るインシデントエディターのお話をします。
　
　私どもには日夜、あちらこちらのお客様からいろいろなソフトウェアーに関
　するお問い合せがやってきます。
　
　それは電話であったりＦａｘであったり、メールであったりします。
　
　もちろんスピードが命の私どもの会社ではすぐに問題解決に取りかかるので
　すが・・・
　
　それを記録することは問題を解決するのと同じぐらい重要なのです。
　最初はワープロかエディターで１件に付き１文書を起こして記録していまし
　た。
　
◇ ワープロ・エディターでできないこと
　お問い合せの数が少ない頃はそれでも良かったのですが、だんだんと不都合
　が生じてきました。
　
　・ 相手の担当者のお名前がわからない
　　大きな拠点になると数人から十数人の方が入れ替わりお電話してこられま
　　す。
　　また企業によってはそんな拠点が数十カ所あります。
　　
　　全ての方のお名前を覚え切れません。
　　
　・ 履歴が散発的になる
　　文書の管理はお客様ごとにフォルダーを作って保存していたのですが、時
　　系列に連番はつけているものの中身を開かないと起こったことがわかりま
　　せん。
　　
　・ 今日の出来事をお客様にお知らせしたい
　　複数の拠点で起こったことをお客様ごとに他の方たちにも参考になるよう
　　に毎日お知らせしたいのですが、文書をつないでメールにするのはなかな
　　かたいへんです。
　　
　・ 過去の記録から検索したい
　　お客様ごとにたくさんの履歴がたまってくると、以前の似たトラブルやお
　　問い合せを検索したくなります。
　　文書ではなかなかたいへんです。
　　
　・ 担当外のものがお問い合せを受けたときに
　　当然、自分の担当外のお客様からもお問い合せの電話を受けることがあり
　　ます。そんな際に相手の状況を少し参照できたら適切にお答えができま
　　す。
　　
　・ 書式を統一したい
　　文章力のあるものは何で書いても良いのですが、一般には記入する項目が
　　決まっている方が記録を残しやすいものです。
　　
　・ 通信上で同期したい
　　たとえば出先やサテライトオフィスでも記入したいし、モバイルから記入
　　した内容をオフィスに戻したいです。
　　
◇ そしてインシデントエディターができた
　以上の要求を満たす道具を探したのですが（私どもは売り物にならないソフ
　トは買ってきて使う主義です）どうしても見あたりませんでしたのでしぶし
　ぶ作ることにしました。
　
　● 何より大切な書式
　　書式は大切です。紙に書くとしても白紙にいきなり書くより、記入する場
　　所や項目名があった方が書きやすいですね。
　　
　　あれと同じで、以下の項目を入力または選択できるようにしました。
　　
　　・ お客様の会社名
　　・ 拠点名
　　・ お問い合せくださった担当者
　　・ 日付
　　・ 時刻
　　・ タイトル
　　・ お問い合わせ内容
　　・ その処理の内容
　　
　　ほとんどは選択するだけですがタイトルなどは記入します。
　　
　● 日ごとにリスト
　　インシデントエディターには小さなカレンダーがついており、起動すると
　　今日の日付になります。
　　
　　そして今日の起こった内容がタイトルの一覧で表示されています。
　　そのタイトルをクリックすると内容を編集できるようになります。
　　
　● １日分を文書で出力
　　さて、１日の終わりには今日の出来事をテキストに出力してくれます。
　　これに簡単なご挨拶をつけて関係者全員に同報で送信します。
　　
　● 通信で同期
　　スピードサーブを使うと外部のパソコンとデータ交換を行います。
　　会社で複数の担当者が記入したインシデントをサテライトオフィスで取り
　　寄せることが可能です。
　　
◇ その場で記入
　私どもの会社では電話を聞きながらメモを取るものはいますが、そのメモを
　担当者に渡すものはいません。
　
　どれほど忙しくても必ずインシデントに記入し、必要であればそこからメー
　ルを送信します。
　（メール送信機能もある）
　
　このことは実に重要で、必ずリアルタイムで書き込む必要があります。
　理由？？忘れるからです。
　
◇ 必ずクローズ
　誰かが開いたインシデントは必ず担当者がクローズしないといけません。
　その日に処理できなければ継続と言うことにして、長くても数日以内にクロ
　ーズします。
　
すこしづづ進化させながらもう数年使っていますので改めてご説明すると結構
高機能になってきています。
私どもの仕事はこのインシデントエディターを中心に進んでいます。

内容はごく簡単なテキストなのですが、数年もたまると大切なデータベースに
育ちました。
ある拠点で起こったことの一覧や、特別の文字列で案件を検索することもでき
ます。

私たちのようなものぐさな人間が、起こったことを皆さんに伝えたいと言う情
熱を形にするとこのようになるようです。

最低限の労力で、記録し続けるための私たちの工夫です。
　
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☆ 何となく思うこと
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さて、本編では少し私の作品の自慢話をしてしまいました。
と言ってもインシデントエディターは気合いを入れて作ったと言うより、日々
の生活の中から道具として生まれて重要なソフトになったという珍しいソフト
です。

ところで、このごろビジネスを見ていて思うことがいくつかありますのでとり
とめもなく書いてみます。

◇ 成果主義？簒奪経済？？
　昨今のビジネスの特徴を特徴を一言で言うと、短期でしっかりと収益を上げ
　ると言うことが言えると思います。
　
　その為にはコストダウンや即戦力の確保、その結果として未熟な若者がフリ
　ーターとして街にあふれ、一方では”勝ち組”（何度聞いてもいやな言葉で
　すね）と称する人々が現れました。
　
　しかし・・・・
　
　２年先や３年先のことはどうでも良いから今期の収益を確保する！
　という考え方から私は次のようなことを想像します。
　
◇ マナベの白昼夢
　１７世紀頃のヨーロッパのとある港町で小さな貿易船の船長の私は出資者か
　ら責められています。
　
　”なぜこれっぽっちの利益しか無いのだ、いったいおまえはやる気があるの
　　か？”
　　
　それに対して船長は答えます。
　
　”私が貿易しているアフリカでは今農業技術の進歩が始まっています。後数
　　年で莫大な利益をもたらしてくれます”
　　
　さらに出資者たちは言います。
　
　”綿花やコーヒーを栽培してどんどん輸入すれば良いではないか”
　
　船長はまた反論します。
　
　”でもコーヒーや綿花はアフリカの自然に合いません。そんなものを栽培し
　　たら農地が荒廃していずれ砂漠になってしまいます。”
　　
　しかし、出資者たちは許してくれません。
　
　”砂漠になったら次の土地でまた栽培すればよいのだ。２年や３年先のこと
　　ではなくて今年の次の航海の利益の話をしているのだ。
　　お前にできないのなら他の船長を捜すまでだぞ！！”
　　
　きっとこのようなやりとりがあったのでしょう。
　
　ヨーロッパの植民地支配には功罪様々ではありますが、彼らは植民地の自然
　や発展にはあまり関心がなかったようです。
　
　今でこそヨーロッパは自然破壊に敏感で自分たちの住む土地を大切にします
　が、彼らは過去にアフリカや南アメリカで膨大な自然破壊を行ったのです。
　
　しかし、彼らはそれで心が痛むことはありません。遠い見知らぬ土地のこと
　だからです。
　
　その方法を遅れて真似たのがアメリカの経済ではないだろうか？？
　
　そしてさらにそれを遅れて真似ているのが今の日本の経済システムではある
　まいか？？？
　
◇ 史上最悪の資本主義と覚悟の足りないおじさんたち
　資産と株価にギャップがある（含み益がある）とＭ＆Ａの対象とされ、安く
　買えて大もうけと言うことのようです。
　
　村上さんも堀江さんも、このごろは三木谷さんも主張しておられることは間
　違いではないようです。
　
　そのような状態を放棄して、会社の中に資産を眠らせた経営者の責任だと思
　います。
　
　しかし、それは他の一般的なステークホルダーに還元されるべき問題で、あ
　なた達がめざとく見つけて奪ってはいけないのではないでしょうか？？
　
　一方で経営者のおじさんたちにも覚悟が足りません。
　上場すると言うことは会社に値札を付けて売りに出していると言うことです。
　
　お金を持って買いに来た人に”あなたには売りたくない”と言うことは不道
　徳です。
　
　覚悟が足りないのです。
　
◇ 少し長期的な経営手法
　私はビジネスは３年先の利益のために今年働くべきかと思います。
　農業はもちろん、漁業でさえ単に魚を捕るだけでなく、魚を育てようという
　時代にビジネスだけが超短期的なレンジで物事を考えているように思えてな
　りません。
　
　その結果、戦術的には強いが戦略にからきし弱い会社が増えたような気がし
　ます。
　
　”戦えば勝つ！しかし戦争には負けた！！”
　
　まるで史上最強を誇りながら惨めな無条件降伏をした帝国陸軍のような会社
　が増えたような気がするのです。
　
◇ ただしチェック＆バランスが重要
　とはいうものの長期レンジの戦略には非常に難しい側面があります。
　良いことも悪いこともなかなか結果が出ないので自分たちが成功しつつある
　のかそうでないのかの測定が非常に困難だと言うことです。
　
　それとひとつ間違えると緊張感が欠如し、収益を上げることに対する執念が
　薄れてしまいます。
　
要は、長期戦略の元にビジネスを展開すると言うことは”大人の方法論”なの
です。
経験豊かな大人でないとこの方法は成功しません。

で・・・・私どもの長期戦略？？　それはたったひとつです。

　”会社をつぶさないこと”
　
過去も現在も未来もこれしかなかったりして・・・・

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［モバイルオフィスの作り方］　はサボのマナベが日々気づいたことや思った
 ことをお天気の良い日の縁側に座ってポツリポツリとお話しするようなマガ
 ジンです。
 ご意見などもあることと思います。
 もしご意見等がありましたらお寄せいただければ随時話題にしていきたいと
 思います。
 
 
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