モバイルオフィスの作り方

• 最新号：2008-08-26
• 発行周期：週一回発行
• 読んでる人：75人
• 創刊日：2003-11-26
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モバイルオフィスの作り方 [vol.0124] アウトルックとＭＳＮ

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 ◇  人恋しい秋です ・・・・・・・・・　　　　　　　第１２４号◇
 ☆モバイルオフィスの作り方　★                    2005年10月04日
 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　vol.0124
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□　　アウトルックとＭＳＮ
□　　犬と暮らす

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☆ アウトルックとＭＳＮ
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先週は秋のことの風情を楽しみ損ねたという話題でした。
今回は私が愛用しているＭＳ−Ｏｕｔｌｏｏｋ２００３の話題です。

◇ ナレッジの基本はスケジュールの共有
　ビジネスを進める上でナレッジマネジメントは重要です。
　会社の中でもお客様とでも必要な情報を共有することはこれからのビジネス
　の成否を分ける重要な内容です。
　
　”伝える情熱”ということで何度も取り上げていますので皆さんはよくご存
　じですね。
　
　さて、ナレッジの基本情報はスケジュールです。
　自分の予定を仕事を一緒にする人に伝え、また他のメンバーの予定を知るこ
　とはもっとも基本的な情報です。
　
◇ 必要なスケジュールの要件
　私はオフィスとサテライトオフィスの両方で別のパソコンを使っています。
　自分のスケジュールをどちらで書いても両方で使えること、自分以外のメン
　バーの予定をオフィスでもサテライトオフィスでも参照できること。
　
　これが私のスケジュールの要件です。
　
　この要件を解決する方法としては・・・・
　
　☆ サイボウズ
　　サイボウズは人気のあるグループウェアーで、ウェブブラウザを使った簡
　　単な操作を誇る良くできたソフトです。
　　
　　http://www.cybozu.co.jp/
　　
　　これはＷｅｂソフトですからどこからでも参照できるという点では私の要
　　求を満たしています。
　　それにメンバーのスケジュールを共有できます。
　　しかし、私どもではこのソフトは使っていません。理由は以下の通りで
　　す。
　　
　　・ サーバーをインターネットに公開しないといけない
　　　ＶＰＮを使おうと他の方法を使おうとサーバーをインターネットに接続
　　　する必要があります。
　　　このことは私どもでは絶対にしたくないことです。
　　　
　　・ メールを予定にドラッグできない
　　　つまらないことですが、アウトルックでは受信したメール（お客様の要
　　　望やご依頼）を予定や仕事にドラッグアンドドロップすることができま
　　　す。
　　　これが大変便利なのです。
　　　
　　インターネットの件はプロバイダのサービスとしてのサイボーズを使えば
　　解決しますのでやはりソフトの好みでしょうか。
　　
　☆ ＯｕｔＬｏｏｋ＋ＭＳＮ
　　ＭＳＮには"MSN 9 Premium"というサービスがあります。
　　\1,344/月の料金で会社の他のメンバーに自分のスケジュールをＷｅｂ上
　　で公開することができます。
　　
　　その上、このサービスを申し込むと"OutLook Connector"というアウトル
　　ックの追加機能がついてきます。
　　これが優れものなのです。
　　
　　この機能をインストールするとＭＳＮ上で見えている他のメンバーのスケ
　　ジュールがＯｕｔＬｏｏｋ上で一人づつのマルチカレンダーとして参照で
　　きるのです。
　　
　　他のメンバーのスケジュールは参照してしばらくすると自動的にＯｕｔＬ
　　ｏｏｋと同期をとりますので何らかの事情でオフラインであっても参照で
　　きます。
　　
　☆ 会社のスケジュールを自宅で
　　さて、会社で入力したスケジュールを自宅で、またその逆も必要です。
　　同じくＭＳＮの機能で”Intellisync ”というソフトをもらえます。
　　
　　このソフトを実行するとＭＳＮをサーバーとして自分の”予定”や”仕
　　事”を同期することが可能です。
　　同期を実行すると会社で書いたスケジュールがＭＳＮ経由で自宅のパソコ
　　ンにもコピーされ、自宅で書いたスケジュールをＭＳＮの予定にコピーし
　　ます。
　　
　　次に会社で同じことをすると自宅で書いた予定が会社のＯｕｔＬｏｏｋに
　　コピーされます。
　　
◇ スケジュール共有の重要性
　私は会社では一番偉いと言うことになっていますので全員の仕事を指揮監督
　しないといけません。
　有り体に言えば暇そうなヤツを見つけて、自分の仕事の一部を押しつけた
　いのです。
　
　従って他のメンバーの仕事の混み具合はいつも知りたいのです。
　
　一方、私の部下たちは半日ほど時間がずれており、しかもほとんど自宅から
　客先に直行する私の予定を知りたがっています。
　
　相談したいことや教えて欲しいことをいつ聞けばよいかを知りたいからで
　す。
　
　もうお気づきかもしれませんが、私の会社は大変バーチャルな会社でスケジ
　ュールの共有がなければなりたたないのです。
　
◇ スケジュールの書き方
　スケジュールは通常は今後の予定を書きますが私たちは終了した予定も詳細
　に書きます。
　ほとんど日記か日報として使うのです。
　
　私どもはソフト屋ですから原価といえば人件費、それも時間で表現できるの
　です。
　
　**:**〜**:**まで、○○○のシステム制作
　
　ということをある一定の期間積算すればお客様ごとの総原価の計算ができま
　す。
　
　そして、お客様からいただいた予算が正しく使われたかどうかの超重要なデ
　ータとなるのです。
　ですから朝、起きてから夜寝るまでの間のスケジュールはかなり詳細に記入
　します。
　ＯｕｔＬｏｏｋはスケジュールもデータベースとして必要な期間の予定をＣ
　ＳＶやエクセルファイルとして簡単に出力してくれます。
　
マイクロソフトの作品ではＥｘｃｅｌとＶＢ（ビジュアルベーシック）が大変
良くできていますが、ＯｕｔＬｏｏｋというのも目立たないながら私どもの仕
事では欠かせない道具です。

ナレッジをさらに推進して効率的でバーチャルなカンパニーに進化しようとし
ているのですが、ＯｕｔＬｏｏｋはその重要なツールです。

次回は”インシデント”と呼ぶ日常起こった出来事を記録する道具をご紹介し
ます。

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☆ 犬と暮らす
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私は犬と暮らしています。たまにこのマガジンにも登場する有名な”駄犬”で
す。
一般の想像とは違い、私はいわゆる”犬好き”ではありません。
この件に関してはごくふつうの人間です。
であるにもかかわらず・・・・・・

◇ 外面(ソトヅラ)の良い駄犬
　散歩の途中でいわゆる”犬好き”の人と出会うと”おとなしくてよい犬です
　ね！”とよく言われます。
　
　”おとなしい！？”冗談でしょう！
　”よい犬？？”とんでもない！！！
　
　内弁慶で犬にしては寡黙なので皆さんに誤解されているのです。
　
　わがままでおいしいご飯をもらうことにかける執念は半端ではなく、何より
　私の自宅を自分の犬小屋と間違えています。
　
◇ 孤児だった駄犬
　私どもの駄犬は元々孤児で（たいていの犬はそうですね）ボランティアのお
　ばさんたちに育てられたようです。
　まだ私に家族がいた頃、そのうちの一人がインターネットの掲示板で見つけ
　て、それで私どもに就職してきたのです。
　
　そして私の家族はみんな独立し、気づいたら駄犬だけが残っていたのです。
　”なんでおまえがいるのだ！！？”と叫んでも手遅れです。
　
　私は一人暮らしになったら快適なワンルームマンションにでも引っ越しし
　て・・・と考えていたのに駄犬と暮らさないといけないために今も小さな家
　（駄犬は犬小屋だと考えているらしい）で暮らしています。
　
◇ 犬と暮らして良いことは・・・
　生活に規則が生まれます。雨が降ろうと槍が降ろうと駄犬は散歩に行きたが
　ります。
　犬の場合は単に運動だけではなく、トイレもしますのでこれは無理のないこ
　とです。
　
　ということでゆっくりしたい休みの日でも近所の海岸公園にどうしても散歩
　に出かけないといけないのです。
　
　それと食事の世話も時間通りに必要です。
　一人で暮らしていたらきっと思い切り自堕落になるところを駄犬のおかげで
　規則ができます。
　
◇ 旅行ができない
　一方、駄犬の世話が必要ですので旅行ができません。
　今までは北海道や東北への出張はトワイライトエクスプレスでのんびり行っ
　ていたのですが、今度の出張は飛行機で日帰りにしないと行けないかもしれ
　ません。
　（以前は出張の時は亡くなった若いプログラマが預かってくれていた）
　
◇ それでも一人よりはましか・・・・
　メリットとデメリットを考えるとうっとおしいことの方が多い駄犬ですが、
　それでもほんとに一人でいるよりはましかもしれません。
　
　生き物と暮らすというのはどこかで癒されるようです。
　
　その上ご近所の皆さんは私を”犬好き”と誤解してくれます。

それにしても・・・私が仕事をしているリビングで長々と横になり、寝言を言
うほど熟睡している姿からはとても警戒心が強いオオカミの血を引いていると
は思えません。

”おまえは本当に犬か？？”とふと疑問に思うことさえあります。

食べ物の匂いや音がすると必ず飛んできて満面に笑みを浮かべて鼻を突き出す
ところは・・やっぱり犬か・・・・？

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［モバイルオフィスの作り方］　はサボのマナベが日々気づいたことや思った
 ことをお天気の良い日の縁側に座ってポツリポツリとお話しするようなマガ
 ジンです。
 ご意見などもあることと思います。
 もしご意見等がありましたらお寄せいただければ随時話題にしていきたいと
 思います。
 
 
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