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ワードの達人～読んだその瞬間から効率アップ　No.143

発行日： 2008/8/7

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　ワードの達人～読んだその瞬間から効率アップ　No.143
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　2008.8.7

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  【本日のテーマ】差し込み印刷　Part ２


  前回に続き「差し込み印刷」ですが、
  今日は、具体的な操作方法について説明しましょう。

  さっそく、
  ワードのバージョンに分けて説明します。

  今日は、大変長くなりますが、
  自分が使うバージョンだけなら、
  それほどではありませんので、
  頑張って下さい。



  ＜＜ワード2000の場合＞＞

  まず、ワードのメイン文書を開きます。
  そして、［ツール］メニュー
  　　↓
  ［差し込み印刷ヘルパー］
  　　↓
  「メイン文書」の「作成」ボタンをクリック
  　　↓
  「定型書簡」を選択
  　　↓
  メイン文書を指定するメッセージが表示されたら、
  「作業中のウィンドウ」ボタンをクリック
  　　↓
  「データファイル指定」ボタンをクリック
  　　↓
  「データファイルを開く」をクリック
  　　↓
  「ファイルの種類」は
  普通はエクセルを使うと思いますので、
  「Microsoft Excelワークシート」を選択
  　　↓
  自分が使いたいデータファイルを選択
  　　↓
  「開く」ボタンをクリック
  　　↓
  「ワークシート全体」が
  選択されていることを確認して
  「ＯＫ」ボタンをクリック
  　　↓
  「メイン文書」の「編集」ボタンをクリックして、
  ワードの画面に戻る
  　　↓
  ここで、メイン文書のデータを差し込みたい位置に
  「差し込みフィールド」を差し込みますが、
  そのためにまず、差し込みたい位置にカーソルを置く。
  　　↓
  画面上部のツールバーの位置に
  「差し込み印刷」ツールバーが出ていると思いますので、
  その中の「差し込みフィールドの挿入」ボタンを
  クリックすれば、
  エクセルの表の項目が現れると思うので、
  その位置に差し込みたい項目を選択する。
  　　↓
  カーソルの位置に、
  たとえば、<<氏名>>という差し込みフィールドが
  挿入されたと思います。
  　　↓
  同様に、
  メイン文書の他の位置にも
  「差し込みフィールド」を挿入していく
  　　↓
  これで差し込みフィールドの設定が終わっているので、
  実際のデータを表示してみましょう。
  「差し込み印刷」ツールバーの
  「差し込んだデータの表示」をクリックすると、
  １件目のデータが表示される。
  ２件目以降のデータは、
  「次のレコード」ボタンをクリックしていけばよい。
  　　↓
  次に印刷するために、
  もう一度［ツール］メニュー－［差し込み印刷ヘルパー］
  をクリックし、
  「データの差し込み」の「差し込み」ボタンをクリック
  　　↓
  ［差し込み］ダイアログボックスの
  「差し込み先」の右の▼をクリックし、
  「プリンタ」を選びます。
  　　↓
  失敗した場合に紙が無駄になりますので、
  まず１枚だけ印刷するために、
  「差し込むレコード」の部分で
  「最初のレコード」と「最後のレコード」を
  ともに「1」にします。
  　　↓
  ちなみに、
  なお、データフィールドが空の場合は、
  その分行が詰まって表示されてしまいます。
  これを防ぎたければ、
  次の「空フィールドの空白行の処理」の
  「データフィールドが空の場合、空白行を印刷する」
  を「オン」にしてください。
  　　↓
  最後に右上の「差し込み」ボタンをクリック
  　　↓
  次にプリンタの設定画面になりますので、
  普通に印刷して下さい。



  ＜＜ワード2002の場合＞＞

  ワード2002以降のバージョンでは、
  作業ウィンドウを使います。

  まず、ワードのメイン文書を開きます。
  そして、［ツール］メニュー
  　　↓
  ［はがきと差し込み印刷］
  　　↓
  ［差し込み印刷ウィザード］
  　　↓
  画面右側に［差し込み印刷］作業ウインドウが
  出てきますので、
  「文書の種類を選択」で「レター」にチェックを入れる
  　　↓
  作業ウインドウの下の
  「次へ：ひな形の選択」をクリック
  　　↓
  「ひな形の選択」で「現在の文書を使用」にチェック
  　　↓
  作業ウインドウの下の
  「次へ：宛先の選択」をクリック
  　　↓
  「宛先の選択」で「既存のリストを使用」を選択
  　　↓
  すぐ下の「参照」をクリック
  　　↓
  ［データファイルの選択］ダイアログで、
  「ファイルの種類」を「Excelファイル」にし、
  自分がデータにしたいファイルを開きます。
  　　↓
  次に［表の選択］ダイアログが出ますので、
  データにしたいシートを選択します。
  　　↓
  ［差し込み印刷の宛先］ダイアログが出るので、
  特に変更がなければＯＫをクリックします。
  　　↓
  作業ウインドウの下の
  「次へ：レターの作成」をクリックします。
  　　↓
  次にワードの文書に戻って、
  データを差し込みたい場所にカーソルを置きます。
  　　↓
  右の作業ウインドウに戻って、
  ［差し込みフィールドの挿入］ダイアログの
  「フィールド」で差し込みたいデータ項目を選択し、
  「挿入」ボタンをクリックします
  　　↓
  以下同様に、
  必要なデータをワード文書の中に
  差し込んでいきます。
  　　↓
  すべて差し込みが終われば、
  作業ウインドウの下の
  「次へ：レターのプレビュー表示」をクリックすれば、
  実際に最初のデータが差し込まれた状態が
  画面に表示されますので、
  画面の状態を確認します。
  　　↓
  作業ウインドウの「宛先」の「<<」と「>>」を
  クリックしていきますと、
  データがドンドン入れ替わっていきます。
  　　↓
  問題がなければ、
  「次へ：差込印刷の完了」をクリックして、
  「印刷」をクリックします。
  　　↓
  失敗した場合に紙が無駄になりますので、
  まず１枚だけ印刷するために、
  「差し込むレコード」の部分で
  「最初のレコード」と「最後のレコード」を
  ともに「1」にします。
  　　↓
  最後に右上の「差し込み」ボタンをクリック
  　　↓
  次にプリンタの設定画面になりますので、
  普通に印刷して下さい。

  なお、差込印刷になれてくれば、
  ［表示］メニュー
  　　↓
  ［ツールバー］
  　　↓
  ［差し込み印刷］をクリックすれば、
  ［差し込み印刷］ツールバーが現れます。

  ここに、
  先ほどウィザードを使って説明したことが、
  ツールバーの左のアイコンから、
  ほぼ時系列に並んでいますので、
  こちらで操作した方が
  カンタンだという方もおられると思います。

  設定の仕方自体は、
  ウィザードの場合と同じですので、
  慣れてきたらこちらもためしてみて下さい。



  ＜＜ワード2007の場合＞＞

  ワード2003のウィザードの場合と
  ほぼ同様の手順で設定していきます。

  ［差し込み文書］タブ
  　　↓
  ［差し込み印刷の開始］グループの
  ［差し込み印刷の開始］で
  「差し込み印刷ウィザード」を選択すれば、
  右の作業ウインドウに
  「差し込み印刷ウィザード」の画面が現れますので、
  ワード2003と同様の手順で操作して下さい。

  また、
  最初の［差し込み印刷］タブ自体が、
  ワード2003のツールバーと
  同様の役割を果たしますので、
  慣れれば、こちらでやった方が
  手っ取り早いという方が多いかと思います。




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  【編集後記】

  今日は、
  終始、操作の説明になりましたので、
  いつもの【本日のまとめ】は
  省略させていただきます。

  この差し込み印刷は本当に便利な機能なので、
  是非ともマスターして下さい。

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