ワードの達人〜読んだその瞬間から効率アップ

ワードの達人〜読んだその瞬間から効率アップ　No.098

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　ワードの達人〜読んだその瞬間から効率アップ　No.098
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　2007.9.13

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　【本日のテーマ】保存　Part３
　
　
　本日は保存についての続きです。
　
　
　文書を他人に見られたくない場合や、
　文書を勝手に編集されたくない場合など、
　文書のセキュリティに関する話です。
　
　これはどういうものかというのは、
　すでにみなさんご存知のとおりだと思いますが、
　文書に「読み取りパスワード」や
　「書き込みパスワード」を設定する方法です。
　
　
　「読み取りパスワード」は、
　文書を開くときにパスワードを要求されるもので、
　その文書のパスワードを知らなければ、
　文書を開くこと自体ができません。
　
　
　「書き込みパスワード」は、
　その文書を上書きしようとするときに、
　パスワードを要求されるもので、
　このパスワードを知らない人は、
　その文書を上書きすることができませんので、
　パスワードを知っている特定の人以外は
　その文書を編集することができません。
　
　この「書き込みパスワード」が
　設定された文書の状態を
　具体的に説明すると、
　ファイルのアイコンをダブルクリックすると、
　「パスワード」のダイアログボックスが表示され、
　「上書き保存できる状態で開くにはパスワードが
　必要です。」というメッセージが表示され、
　パスワードが要求されます。
　
　ここで正しいパスワードが入力できれば、
　通常の文書と同様、
　文書が開いて、
　上書き保存もできます。
　
　ただ、
　このパスワードを知らない人でも、
　ダイアログボックスの左下の
　「読み取り専用」をクリックすれば、
　文書自体は開くことができますが、
　もちろん上書きはできません。
　
　
　この「書き込みパスワード」や
　「読み取りパスワード」の設定方法は、
　それほど難しいものではありません。
　
　会社の文書などで
　この機能が必要だと感じる人は、
　是非利用して下さい。
　
　［ツール］メニュー
　　　↓
　［オプション］
　　　↓
　［セキュリティ］タブ
　　　↓
　「読み取りパスワード」と
　「書き込みパスワード」を入力する欄がありますので、
　
　ここに自分で考えたパスワードを入力して下さい。
　
　次に、この
　［ツール］メニュー
　　　↓
　［オプション］
　　　↓
　［セキュリティ］タブで設定できるものとして、
　「読み取り専用を推奨」があります。
　
　ここにチェックマークを入れて、
　上書き保存しますと、
　次にその文書を開くときには、
　文書を開くことはできますが、
　上書き保存はできません。
　
　
　以上、
　「読み取りパスワード」
　「書き込みパスワード」
　「読み取り専用を推奨」という
　３つの機能を説明しましたが、
　理解できましたでしょうか？
　
　「読み取りパスワード」は、
　文書を開くこと自体を
　パスワードを知っている特定の人に
　限定したい場合に使います。
　
　その代わり、
　パスワードを知っている人は、
　文書を開くだけでなく、
　上書き保存もできます。
　
　
　「書き込みパスワード」は、
　文書を開くこと自体は誰でもできますが、
　上書き保存は、
　パスワードを知っている特定の人に限られます。
　
　この「書き込みパスワード」と
　「読み取り専用を推奨」の違いが
　分かりにくいと思いますが、
　「読み取り専用を推奨」は、
　パスワードを要求されることがない
　ことからも分かりますように、
　すべての人が上書き保存をすることを禁止します。
　
　それに対して、
　「書き込みパスワード」は、
　基本的には上書き保存を禁止しますが、
　パスワードを知っている人だけ
　その禁止が解除され、
　上書き保存できるようになります。
　
　「読み取り専用を推奨」は
　すべての人が上書き禁止、
　
　「書き込みパスワード」は
　パスワードを知っている人は上書きできる、
　という違いです。
　
　
　
　
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　【本日のまとめ】
　
　★　「書き込みパスワード」「読み取りパスワード」の
　　　設定
　
　　［ツール］メニュー
　　　　↓
　　［オプション］
　　　　↓
　　［セキュリティ］タブ
　　　　↓
　　「読み取りパスワード」と
　　「書き込みパスワード」を入力する欄がありますので、
　　パスワードを入力
　
　
　★　「読み取り専用を推奨」の設定
　
　　［ツール］メニュー
　　　　↓
　　［オプション］
　　　　↓
　　［セキュリティ］タブで
　　「読み取り専用を推奨」にチェックを入れる
　
　
　
　
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　【編集後記】
　
　今日のパスワードや読み取り専用は、
　使わない人は全然使わないのかもしれませんが、
　これからは、会社だけでなく、
　家族でパソコンを共有という人も増えてきますので、
　覚えておいて損はないと思います。
　



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