ワードの達人〜読んだその瞬間から効率アップ

• 最新号：2008-10-02
• 発行周期：毎週木
• 読んでる人：234人
• 創刊日：2005-10-10
• Score!：-点
• コメント数 ： 1
• メルマガID：146867
• バックナンバー：全て公開
• 発行者サイト：あり
• >> 月間ランキング

ワードの達人〜読んだその瞬間から効率アップ　No.027

-=*-=*-=*-=*-=*-=*-=*-=*-=*-=*-=*-=*-=*-=*-=*-=*-=*-=*-=*-=*-=*-=*-=*-

　ワードの達人〜読んだその瞬間から効率アップ　No.027
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　2005.12.29

-=*-=*-=*-=*-=*-=*-=*-=*-=*-=*-=*-=*-=*-=*-=*-=*-=*-=*-=*-=*-=*-=*-=*-


　【本日のテーマ】わが社のFax送付状について考える
　
　
　今日からシリーズで、
　「わが社のFax送付状について考える」
　というのをやりたいと思います。
　
　それと、
　いつもの【本日のまとめ】に続いて、
　新コーナーを設けていますので、
　最後まで、お楽しみに！
　
　
　ところで、
　本題のFax送付状というやつですが、
　どこの会社にもあると思います。
　
　あれは普通どういうふうに
　みんな使っているんでしょうか？
　
　原紙があって、
　それをある程度の量をコピーして、
　それに手書きでちょっちょっと
　記入して本体の書類に付けて
　Faxしているんでしょうね。
　
　私も、ちょっとしたものならば、
　そうしています。
　
　変にコンピューターを使って入力して、
　プリントアウトして…
　というのもかえって手間がかかります。
　
　本来のコンピューターの機能である
　省力化というのに反していますからね。
　
　しかし、本体の書類を送るだけでは不十分で、
　ある程度の説明をつける必要がある場合は、
　コンピューターを使って入力した方が
　早い場合があります。
　（コンピューターの入力より手書きの方が早いという人
　は別ですが…）
　
　
　そこで、この本体の書類に付けるFax送付状。
　みなさんの会社のものは使い勝手がよいでしょうか？
　
　多分、このメルマガを読んでいる方なら、
　「使い勝手が悪かったので、自分で作り直した！」
　という方が、さぞかし多いと思います。
　
　私も、そうしましたので、
　その私のFax送付状の話をしますので、
　みなさんの参考になればと思います。
　
　私の指摘した部分以外でも、
　こういうふうに私はしました！
　というのがあれば、
　メールをいただければ、
　読者の皆さんに紹介してあげたいと思います。
　
　
　まず、
　Fax送付状を作る場合に
　一番手っ取り早いのは、
　あらかじめワードにテンプレートとして用意されている
　ものを使うことです。
　
　これで、事足りればそれで十分です。
　
　ワードのテンプレートの呼び出し方は、
　皆さんご存知だとおもいますが、
　念のため…
　
　［ファイル］−［新規作成］
　この次は、
　ワードのバージョンによって分かれると思いますが、
　
　ワード2000以前の人は、
　すぐにダイアログボックスが出ると思います。
　
　ワード2002以降の方は、
　画面右に作業ウィンドウが出るので、
　［テンプレートから新規作成］の［標準のテンプレート］
　をクリックして下さい。
　
　私のパソコンでは、
　テンプレートのダイアログボックスの
　「社外文書」のなかにFax送付状というのがあって、
　３種類用意されています。
　
　このテンプレートの種類は、
　ワードのバージョンによって
　異なるかもしれません。
　
　
　余談ですが、
　ワード2002以上のバージョンの方は、
　作業ウィンドウの
　テンプレートから新規作成のところの最後に、
　microsoft.com上のテンプレートというのが、
　あると思いますが、
　
　これはネットにつながっている人しか使えませんが、
　結構おもしろいものもあるので、
　時間のある方は、
　ちょっと立ち寄ってみるのもよいかと思います。
　
　履歴書とかもありますし、
　「手帳と予定表」の中の、
　システム手帳のリフィルなんか使えそうです。
　
　ただ、切り取って使わないといけないみたいなので、
　困りますね。
　
　システム手帳のリフィルの作り方というのも、
　この「ワードの達人」で
　やらないといけないかもしれません。
　
　もっとも、ネット上で
　システム手帳のリフィルのテンプレートが
　あると思うので、いいかな？
　
　
　話を元に戻して、
　わが社のFax送付状ですが、
　なんの変哲もない普通の送付状です。
　
　送付先があって、
　件名があって、
　発信元の名前・住所・電話番号等があって、
　発信者の名前があって、
　日付があって、
　というものです。
　
　そして、あらかじめ決まっている情報、
　例えば、発信元の会社名・住所等などは
　入力しておきます。
　
　この入力のときに、フォント、フォントサイズなども
　整えておいて下さい。
　
　そして、Fax送付状などに重宝する機能が、
　このところ説明している、フィールドを使って日付を付
　けることです。
　
　Faxを送付するときに、昨日付けのFaxを出したり、
　明日付けのFaxを出すということは、
　まず考えられませんので、
　この欄は必ず「今日の日付」です。
　
　そこで、日付欄にこのフィールドを使っておけば、
　入力する手間が省けるわけです。
　
　これは楽ですね。
　（わが社のFax送付状はそうなっていなかったので、
　私は自分で直しました）
　
　日付の使い方は
　日付を入力したい位置にカーソルを置き、
　［挿入］−［日付と時刻］で
　ダイアログが出ますので、
　右側の「カレンダーの種類」で、
　「和暦」「西暦」の好きな方を選び、
　左の「表示形式」で好きなものを選択します。
　
　たった、これだけでカンタンです。
　
　ところで、この［日付と時刻］という機能ですが、
　みなさんはどれくらいお使いなんでしょうか？
　
　私は、このFax送付状くらいしか使いませんね。
　
　だいたい、ファイルを開くたびに、
　日付が更新されているというのは、
　普通は，非常に困るはずです。
　
　ある文書を今日、作成し、
　明日、上司がそのファイルを開いたときに、
　文書の作成日が、その日に更新されているというのでは、
　文書の作成日を記載した意味がなくなります。
　
　開くたびに、常にその日が表示されてよいのは、
　このFax送付状くらいしか、私には思い浮かびません。
　
　おもしろい利用方法があれば、教えて下さい。
　
　（ちなみに、［日付と時刻］のダイアログの
　「自動的に更新する」という項目がありますが、
　このチェックマークをはずすと、
　フィールドが設定されるのではなく、
　現在の日付のみが単に挿入されるだけですので、
　あまりメリットがありません。）
　
　
　ただ、文書を作成するために
　ファイルを開いた段階で、
　日付のところに、カーソルを置き、
　Ctrl＋Shift＋Ｆ９を押すと、
　日付が固定されます。
　
　以後は、何時ファイルを開いても、
　日付が更新されることはありません。
　
　したがって、日付が必要な文書で
　よく作成するような文書、
　例えば、日報のようなもので、
　この日付にフィールドを使って、
　作成時にCtrl＋Shift＋Ｆ９で日付を固定してしまう、
　というふうにすれば、いろいろな場面で使えるのかもし
　れません。
　
　
　ところで、
　わが社のFax用紙では、
　上記の送付先等の情報は、用紙の上部に
　表を作成して入力されています。
　
　この点は何の問題もありません。
　
　問題は、
　その下の「備考欄」というのか、
　「連絡事項欄」なんです。
　
　わが社のFax送付状は１列多数行の
　表を使って罫線を入れています。
　
　普通のワードの表を使っているのです。
　
　この表の罫線が非常にマズい。
　
　これはコピーしたものを手書きをするときには、
　罫線が目安になって、
　記入したり、
　読んだりしやすいという配慮なんでしょう。
　
　しかし、「パソコンで入力しよう！」
　ということになると大変使いにくいことになります。
　
　
　これ、意味分かりますよね。
　
　このように、１列で多数行の表を使うと、
　文字が２行以上に渡るときには、
　一つのセルが広がってしまい、
　１行ごとに罫線が入りません。
　
　それを避けるためには、１行書くごとに、
　下のセルに移動して文字を書かないといけません。
　
　もっと困るのは、
　追加削除を行ったときに、
　１行ごとに罫線を入れるためには、
　文字を切り貼りして調整しないといけなくなって、
　非常に面倒です。
　
　こういうときの罫線の作り方は
　みなさん、ご存知ですか？
　
　つまり、便箋とか、レポート用紙のように、
　１行ごとに、罫線が入っているんですが、
　文章が２行、３行にわたっても、
　罫線が崩れず、
　１行ごとに罫線が入り、
　しかも、文字を追加削除しても、
　普通のワード文書のように、
　自動的に文章を詰めてくれるようにする方法です。
　
　これが簡単だという人は、かなり優秀ですね。
　
　
　言っておきますが、
　単に画面下の図形描画のツールバーの
　「直線」を使って、罫線を引くというのは
　ダメですよ。
　
　ダメな理由は分かりますよね。
　
　文章が長くなって、
　ページがまたがったときに、
　あらたに直線を引きなおさないといけないからです。
　
　Fax送付状のように、
　たいてい１ページで収まる文章はいいんですが、
　２ページ３ページとどんどんページが増えても、
　増えたページ分だけ、
　すべてのページに
　自動的に罫線が入るようにするんです。
　
　ちょっと今日は、
　すでに長くなってきましたので、
　これは、みなさんへの宿題としたいと思います。
　
　時間のある方は、
　年末年始にチャレンジしてみて下さい。
　
　一応、ブルーの罫線が入った見本を
　ホームページにアップロードしておきますので、
　イメージを知りたい方は、
　以下のアドレスで、ダウンロードしておいて下さい。
　<http://www.d2.dion.ne.jp/~cmachan/template1.doc>

　
------------------------------------------------------------------
　
　【本日のまとめ】
　
　★ テンプレートを呼び出す
　
　［ファイル］メニュー
　　　　↓
　［新規作成］
　　　　↓
　・ワード2000以前の人は、このときに出た
　　ダイアログボックスから選ぶ。
　・ワード2002以降の方は、画面右に作業ウィンドウが出
　　るので、［テンプレートから新規作成］の［標準のテン
　　プレート］をクリックして出るダイアログボックスから
　　選ぶ。
　
　
　★ 本日の日付の入力
　
　日付を入力したい位置にカーソルを置く
　　　　↓
　［挿入］メニュー
　　　　↓
　［日付と時刻］
　　　　↓
　ダイアログボックス右側の「カレンダーの種類」で、
　「和暦」「西暦」の好きな方を選び、
　左の「表示形式」で好きなものを選択する。
　
　
　★ 日付が自動的に更新されないようにする
　
　日付のところに、カーソルを置き、
　Ctrl＋Shift＋Ｆ９を押す
　
　
------------------------------------------------------------------
　
　【達人ダイジェストVersion Up情報】
　
　新コーナーです。
　
　前回、「ワードの達人」で紹介した
　操作の一覧である「達人ダイジェスト」を
　リニューアルしたというお知らせをしましたが、
　
　多くの方に
　ホームページにアクセスしていただきました。
　
　アドレスはココです↓
　<http://www.d2.dion.ne.jp/~cmachan/digest.htm>
　
　ありがとうございました。
　
　そのとき気になったんですが、
　メルマガで書き忘れた点などがあったことです。
　
　そこで、
　新たに、タイトルをつけて
　メルマガを出すまでのことはないけれども、
　ちょっと、ワンポイント付け加えたいことがあるときは、
　
　このコーナーで、付け加えたいと思います。
　
　黙って、「達人ダイジェスト」を更新しても
　いいんでしょうが、
　それだと、みなさんも常にホームページを
　チェックしないといけないし、
　どの部分が更新されたかも分かりにくいと思います。
　
　このコーナーで紹介した後、
　「達人ダイジェスト」を更新したいと思います。
　
　この「達人ダイジェスト」について
　ご意見があれば、お願いします。
　
　
　そこで、本日のVersion Upですが、
　
　複数のウィンドウが開いているときの、
　「アクティブウィンドウの切り替え」に関してです。
　
　Alt＋Tabという方法と、
　Alt＋Escという方法がありますが、
　
　ファイルの一覧表示ができるかどうかという違いがある
　と、指摘しましたが、もう１点違いがあります。
　
　Alt＋Tabは、最小化しているウィンドウも開ける
　のに対し、
　Alt＋Escは最小化しているウィンドウは開けないという
　違いがある点です。
　
　
　また、ページ番号にもフォント等の書式が設定できると
　いう点ですが、メルマガで説明しましたが、
　「達人ダイジェスト」には抜けていたので、入れておき
　ます。
　
　
-------------------------------------------------------------------
　
　【最後に】
　
　本年の「ワードの達人」は
　今日で、最後ということになります。
　
　この「ワードの達人」は
　第１回発行が６月30日ですから、
　始まってちょうど半年になります。
　
　毎週１回、休まずにやってこれたのも、
　みなさんのおかげです。
　
　ありがとうございました。
　
　まだまだ、書きたいことは一杯あるので、
　来年も引き続き頑張っていきたいと
　思います。
　
　次回の発行は、
　１月５日（木）になります。
　
　それでは、よいお年を！
　
　

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
　【メルマガ紹介】　「宅建の過去問」

--------------------------------------------------------------------

　私が発行している別のメルマガを紹介します。　

　過去問を解けば宅建が見える！合格が見える！

　宅建の合格者データを見ると、過去問を多く解いている人ほど

　合格率が高くなっています。

　合格への最短コースは過去問です。

　平日の毎日、１日に１問、宅建の過去問をお届けします。

　継続は力なり。宅建試験合格のためのメルマガです。

　正確でポイントをついた解説と

　解法のポイント・テクニックで合格を目指そう！

　登録はココから↓

　　　まぐまぐ　　http://www.mag2.com/m/0000179544.html

　　　めろんぱん　http://www.melonpan.net/mag.php?009106

　ホームページ　http://www.d2.dion.ne.jp/~cmachan/takken.html

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━



======================================================================

　【ワードの達人〜読んだその瞬間から効率アップ】 
　■ホームページ　http://www.d2.dion.ne.jp/~cmachan/
　　　　　　　　　バックナンバーはこのホームページでご覧いただけます。
　■本メルマガはワード2002を元に作成されています。それ以外のバージョンに
　　は使えない機能があることをご了承下さい。なお、このメルマガの内容によ
　　り生じた損害等については責任を負いかねます。
　■発行システム：『まぐまぐ！』 http://www.mag2.com/
                  『めろんぱん』 http://www.melonpan.net/
　　　　　　　　　『メルマ』 　　http://melma.com/
    配信中止はこちら
　　　　　　まぐまぐ　　http://www.mag2.com/m/0000161962.html
　　　　　　めろんぱん　http://www.melonpan.net/mag.php?008833
　　　　　　メルマ　　　http://www.melma.com/backnumber_146867/
　■ご意見・ご感想　tatsujin.w@w3.dion.ne.jp　個別の質問には答えかねますの
　　でご了承下さい。

　Copyright(C)2005 ワードの達人 All rights reserved.

======================================================================

知って得する！パソコン知識

パソコンに関する操作、裏技、知識を一日一配信一解説します。毎日購読すればあなたもパソ通です。

＠（あっと）驚く！エクセル好きルアップ 　

エクセル(Excel)の基礎から裏ワザまで... D-UP発行のマガジンは、１問１答の形式、詳細な解説付きで配信。さらに連動した懸賞サービスもあり、...

これ知ってます？Wordの小ワザ＆便利ワザ

D-UPが送る、ほほー！っと納得ワード（Word）の小ワザ＆便利ワザをクイズ形式で楽しく学んでいきます。知ってて損することはありません。あなたの文章...

知って得する！Excel基本塾

6万人の購読者をもつなんぱそドットコムが自信を持って発行するExcelQ&Aマガジン。パソコンに関する読者の質問に22人のアドバイザが分かり...

全部フリーソフト！！

ネット上にはこんなに便利なフリーソフトがいっぱい。お金なんか使わなくても、あると絶対にお得で楽しいソフトを1つずつご紹介します。

この記事へのコメント

三井住友銀行カードローン

金利　年６．０％〜１２．０％。最高５００万円までお借入可能。
最短３０分審査。三井住友銀行に口座をお持ちでなくてもお申込可能です。

くわしくはこちら⇒