ＩＴでらくらく建設業

ＩＴでらくらく建設業 Vol.208(08/04/25)

　おはようございます。森下です。

　最近、お花の無残に散らす事件がよくニュースに出てきています
が、日本とはどうしてこんなに悲しい国になってしまったんでしょ
うか。きれいな花は人の心をなぐさめたり、勇気付けたりします。
それを無残に散らす人間の神経は相当病んでいるとしかいえません。

　自分の欲望を勝手に満たす人が増えたために安心して夜歩けなく
なっているだけでなく、昼間でも女性や老人子供などは一人で歩く
のが危険だと感じるのが普通になってきています。ウインカーも出
さずに急に右左折する車。急に斜め横断する歩行者。

　モラル低下といわれて久しく、厳罰にすすむ法律。この答えしか
出せない日本の未来はかなり厳しいといわざるを得ません。

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・現場でＩＴ（３週間に１回）
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┃このコーナーでは、現場で使えるＩＴを実例を踏まえてご紹介┃
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G070　ちょっと小粋なパワーポイント操作

　今回から何回かにわたってパワーポイントの操作についてお話し
ます。最近はずいぶん発表会や展示会でパワーポイントを使ったプ
レゼンテーションを見かけるようになりました。また、少しずつで
すが一般的な市販パソコンにはパワーポイントがインストールされ
て販売され始めています。

　昔のＯＨＰに比べて、デザインも洗練され、比較的操作も覚えや
すいパワーポイントですが、文章をただひたすら書いているだけと
か、ただのＯＨＰの代わりにしか使っていない動きのないものが結
構多いようです。せっかくパソコンでやるのですから、ＯＨＰでは
できなかったことをやりたいですね。そこで一歩踏み込んだパワー
ポイントの操作を覚えていただき、一ランク上の小粋なプレゼを身
につけていただきたいと思います。第１回目は、パワーポイントの
基本機能を使って、書くときにこれは気をつけてほしいというポイ
ントを７つお話します。これを抑えるだけでもずいぶん見栄えが変
わりますよ。

１．文字の大きさは２０ポイント以上を使う。
　ワードやエクセルの標準ポイントが１０．５ポイントから１１ポ
イントなので約２倍、昔のワープロでいうと４倍角というサイズを
最低のサイズにしてください。「そんなことしたら１枚にたくさん
書けないじゃないか！」そのとおりです。１枚にたくさんの内容を
盛り込まないことが大切です。だいたい２０ポイントで１枚のシー
トに１４行ぐらい入ります。できれば、１０行以内に抑えていただ
きたいところです。小見出しと説明文はサイズを変えますが、説明
文が２０ポイント以上なので小見出しは２６ポイントぐらいを目安
にしましょう。

２．アウトラインを上手に使う。
　上記のポイントにも関係することですが、アウトラインを上手に
使いましょう。［表示］メニューから［ツールバー］を選び、［ア
ウトライン］にチェックを入れましょう。これで準備は完了です。
まずは箇条書きのまま、小見出しを書いて、詳細を書くを繰り返し
ます。書き終わったら小見出しの箇条マークをクリックし、小見出
しを選択したら、アウトラインツールバーの右矢印をクリックしま
す。これで、一段階下のランクになり、文字サイズも小さくなった
はずです。これだけでも印象がずいぶんかわります。わざわざ範囲
指定して文字サイズを小さくしている初心者の方がいますが、ぜひ
アウトラインを覚えてください。また、アウトラインを使うと上位
の項目移動で下位もついていきますので、並び替えのような編集も
楽に出来ます。プレスホルダーと呼ばれるテキストボックス全体の
文字の大きさを変更すれば、大きさの比率を維持した状態で文字サ
イズが変わりますので便利です。

３．文字フォントは明朝体は使わなずにゴシック体を使う
　これは、文字端が細くなる明朝体は同じ文字の大きさでも小さく
見えたり、読みにくいからです。特に低解像度のプロジェクターで
投影すると文字がつぶれるのですが、明朝体では端の部分が消えて
しまい、判読性が下がります。「ＭＳ　ＰゴシックとＭＳゴシック
のどちらがいいの？」という質問を受けることもありますが、箇条
書きで書いた際に文字の並びを揃えたいのなら等幅のＭＳゴシック
がおすすめです。説明が文章のようになるのなら文字幅が変わるＭ
Ｓ　Ｐゴシックのほうが見栄えがいい場合もあります。好みもあり
ますので切り替えて見比べてください。いろいろなフォントがあり
ますのでたくさん使いたい気持ちもわからないではないですが、１
シート２フォント以内が望ましいです。強調や斜体、色で変化をつ
ければ充分です。

４．箇条書きと段落番号は上手に使い分ける
　物事を羅列するには箇条書きが一番ですが、明らかに数が分かっ
ている場合や数を強調したい場合は段落番号を使うことをお勧めし
ます。「以上のことをまとめると３つに絞られます」とか「以下の
５つの特徴があります」といったときに箇条書きのマークでは数が
わかりません。段落番号を使うことで数が一目でわかりますし、話
をする際も「３つ目の特徴としては」といいながら３．のついた部
分を説明するのは見る側もついていきやすいと思います。

５．アジェンダ（題目）は必ず入れる
　プレゼの基本ですが、アジェンダと呼ばれるそのプレゼの流れを
まとめたものを必ず入れましょう。逆に言うとアジェンダのページ
を使って全体構成を考えてましょう。アジェンダがないと全体像を
つかみにくいため、プレゼの大事なところを伝え損ねたり、興味を
失われたりします。プレゼの最初にプレゼの目的と全体像を伝える
ことがプレゼ成功のポイントのひとつです。上記のアウトラインと
組み合わせると全体像をつくりやすいですよ。

６．文字は最小限にする
　これはパワーポイントというよりプレゼの話ですが、まるで発表
用の原稿のように文章を書いているものを見かけますが、そうする
と聞き手は資料を先読みしプレゼに興味を失います。次回以降で方
法は説明しますが、図表を使って、文字は最小限にしましょう。

７．文体を統一する。
　あるときはですます調、あるときはである調、そして、箇条書き
でも体言止め（名詞で終わるもの）と文章が混在しているなど文体
が統一されていないのは聞き手にいい印象を与えません。全体で統
一するよう心がけて書くようにしましょう。もちろん、見直しをす
る際も意識することをお勧めします。

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・略語勉強会
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┃説明します。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　┃
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R208

　ＯＤＦ(オーディーエフ)
　(OpenDocument Format)

　オフィスソフトＯｐｅｎＯｆｆｉｃｅのファイル形式です。ＸＭ
Ｌ形式で書かれているものをＺＩＰ形式で圧縮したものなので、他
のソフトでも中身を見たり編集することが可能です。ＩＳＯにも認
可されており欧州では公共団体の採用があるようです。

全部フリーソフト！！

ネット上にはこんなに便利なフリーソフトがいっぱい。お金なんか使わなくても、あると絶対にお得で楽しいソフトを1つずつご紹介します。

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