ＩＴでらくらく建設業

• 最新号：2008-10-10
• 発行周期：週刊
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ＩＴでらくらく建設業 Vol.035(04/12/31)

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　　　       　　ＩＴでらくらく建設業 Vol.035

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　おはようございます。森下です。

　いよいよ、大晦日です。今年やり残したことはありませんか。年
始に目標を立てることはみなさんよくされますが、大晦日に振り返
られることは意外と少ないようです。振り返って自分の歩いてきた
道を１年分見直すのは先を見通しにくい現代においてとても大事な
ことだと思います。私の今年の目標は起業でした。ともかく、はじ
めたかったことができて、周囲の方々に感謝の気持ちでいっぱいで
す。来年もできるだけ多くの情報を平易な言葉で伝えられるようが
んばりますのでよろしくお願いします。

　２６日に起きたスマトラ島沖地震とインド洋津波による被害は死
者だけで１０万人を超え、被災者も２００万人を上回るといわれて
います。被災者の方々の一刻も早い回復をお祈りしています。

　今年は日本を含め、世界各地で様々な天災が起きました。しかし、
その原因は人災とも言われる地球温暖化にあるといわれています。
私たち建設業にかかわるものはその温暖化を減らすことのできる立
場にいます。保水性舗装やソーラー発電等自然エネルギーを利用し
た環境配慮型住宅、屋上庭園や各地造成地での緑化支援。「自然を
壊して作るのではなく、自然を守るために作る」そんな建設業であ
ればいいなと思います。みなさんで新しい建設業の姿を考えてみま
せんか。

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・建設業を取り巻くＩＴ（３週間に１回）
┏━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┓
┃このコーナーでは、建設業を取り巻くＩＴ技術やトピックスを┃
┃ご紹介します。「現場でＩＴ」「建設業を取り巻くＩＴ」「建┃
┃設業に役立つホームページ」を週替わりでご紹介します。　　┃
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K012　電子データ管理ルール

　前回の作成ルールに続いて、今回は管理ルールのポイントについ
てお話します。

　管理で一番大事なことは、
　
　・どこに
　・だれが
　・いつまで
　
管理するかということです。よく担当者が自分の机やロッカーに瑕
疵期間中まで保存しておくというような話を聞きます。これでは再
利用は本人以外できません。「担当者だから勝手がわかるし、その
人に聞けば最短で最良の情報を聞けるよね。」という人もいますが
その人が退職や転勤した場合はその時点でその人の持っていた情報
資産はすべて無に帰します。

　それでは、どのようにすべきかをいくつかの例を挙げて説明しま
しょう。

１．どこに

　従来のような紙データと違って、電子データはあまり大きなスペ
ースをとりません。もちろん、電磁的な記録なため消失防止のため
のバックアップや外部への情報流出防止のためのセキュリティは確
実に行われるべきですが、まずはみんなが見やすいところにおくこ
とが一番です。

　例えば、図書スペースのようなものが本社にあるようにあれば、
そこにバックアップをとったフロッピーやＣＤ−Ｒをおいておくこ
とでもいいでしょう。貸し出し簿なのできちんと管理すればネット
ワークの構築できていない企業でも充分展開できるはずです。もち
ろん、ネットワークが社内で構築できているのであれば共有のファ
イルサーバーを用意し、そこに作成ルールで定めたフォルダー名・
ファイル名で保存すればＯＫです。できれば、上書き防止のために
書込み禁止にしておくといいでしょう。

２．だれが

　瑕疵期間中は担当者であるのは異論はありません。しかし、その
後は社内に適切な情報資産管理者を定め、その方に一元的に管理し
ていただくことをお勧めします。また、その管理者の方は、瑕疵期
間中であっても担当者から情報を引き出せるような環境もしくはル
ールをつくり、できるだけ早い段階からの展開が行えるようにする
ことが大切です。

３．いつまで

　私の個人的意見としては、その建築物がなくなるまで（５０年〜
１００年）ですが、そんな長い期間では到底管理できないとお思い
であれば、７年〜１０年を目安にしたらいかがでしょうか。これは、
帳簿や領収書等の法的な保存期間に少しプラスアルファしたもので
す。よほどの大きな会社でない限り、最近の電子媒体であれば充分
に管理できる量で収まると思います。また、管理する情報にもラン
クをつけ、長期間管理すべきもの、短期間で破棄してよいものとを
しっかり分類すれば、より多くの情報を扱えるようになるでしょう。

　先に掲げた３点以外に大事なこととして、情報を抱え込まないよ
うに社風や社内ルールを変えていくことです。情報提供者の苦労が
ちゃんと報われ、情報利用者が気持ちよく利用できる環境整備がと
ても大切です。一般的な書類はともかく、不具合事例やコスト情報
は個々人で抱えがちです。しかし、それらが企業の生命線を握って
いる場合も少なくありません。私としては、提供者が会社として利
用率のポイントに応じて報奨金をいただけるような仕組みや貢献度
を判断して表彰される仕組みを作れるのが望ましいと思います。

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・略語勉強会
┏━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┓
┃このコーナーでは、建設業・ＩＴに係わる略語をわかりやすく┃
┃説明します。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　┃
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R035

　ＣＳＲ(しーえすあーる)
　(Corporate Social Responsibility)

　企業の社会的責任。今年最後の略語は、今年を一番象徴した言葉
にしました。企業は、社会的に公正であり、株主や取引先といった
ビジネス面の利益追求だけでなく、従業員，消費者，地域社会など
自社のビジネスに関する様々な人々に対しても責任が求められるよ
うになってきています。ダイエーや西武、ＵＦＪ等を例に挙げるま
でもなく、利益追求型のたどる道は結局厳しい結果しかでません。

　もちろん、利潤を追求することは何の問題もありませんし、むし
ろ、それが企業を支える背骨であることには変わりません。しかし、
その血となり肉となる従業員を無視した行為を行うと、いくつかの
会社であったように内部犯行による情報漏えいなどは止めることは
できません。

　法令遵守や環境保全・地域貢献、情報公開。企業が掲げている存
在意義は実態とどこまであっているのでしょうか。

　今こそ、自社のあり方を考える時期に来ているのではないでしょ
うか。
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詳しいご相談・お問い合せは、下記アドレスよりどうぞ。

■発行元　　　　：　ＭＩＮＴＳ(ミンツ)
■発行元ＵＲＬ　：　http://www.mint-s.jp
■執筆者　　　　：　森下　裕史(hiroshi.morishita@mint-s.jp)
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