続★ＰＴＡ☆たかが役員されど役員

• 最新号：2008-06-06
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第１６号 庶務ってなに？

◆日本テレビ「NEWS ZERO」でＰＴＡがテーマに！

だそうです。あくまでも放送予定ですので、急な事情で放送延期に
なったり中止になったりする可能性もありますが。
２０日（火）の夜１０：５４から１時間ほど。ＰＴＡの話題ばかり
で１時間なのかどうかもわかりません。関西ですとよみうりテレビ
（１０チャンネル）ですね。

これは、東京の和田中が従来のＰＴＡ組織を解体し、その機能を
地域本部という組織に移したというニュースがきっかけになって
いるようです。
ＰＴＡを廃止ということでセンセーショナルな報道をしていた
マスコミもありましたが、和田中では、地域本部のような受け皿を
きちんと用意されていたからこそ実現したのでしょうね。
学校によってＰＴＡの存在意義、位置づけなど様々です。「なく
てもいいんじゃないの」と日頃から感じることがあっても、安易に
廃止できるものでないことは、私たちが一番よく知っています。

　ただ、Ｐ連を脱退することによって近隣の学校との情報交換が
しにくくならないのかなぁと思います。確かに、Ｐ連は単Ｐの会長
さんにとってメリットに見合わない負担になっているようですが……。


■庶務ってなに？

「庶務って、けっきょく何をするのかわからないで一年が終わって
しまったわ」と、元庶務の某さん。
確かに「会計」なんかは名前の通りのお仕事がありそうですが、
庶務の仕事が何かというと、一言では説明しづらいですね。何でも
屋さん。これはどちらかというと副会長でしょうか？

私は、「これが仕事」と自分で決めたらそれが仕事なのだと考えて
います。
お茶くみコピー係だと思えばそうなるし、書記みたいなもんだと思
えばそうだろうし。「書記」があって「庶務」がないところもある
かもしれませんね。組織によっては「総務」という肩書きの方が
庶務的なことをなさっているのかもしれません。

「来年の本部役員、お願いできませんか」と推薦委員さんの訪問を
受けたとき、私はいつも庶務に手を挙げてきました。というのは、
庶務は会議のレジュメや議事録等を作成するうちに、ＰＴＡ全体の
動きを事務的な側面から把握できるようになるからです。

役員会のレジュメを作成するには、いち早く昨年度の資料に目を通
し、今後の流れを予習する必要があります。それをしっかりして
おけば、役員会の流れを仕切ることができます。なぜ仕切りたいの
かといえば、役員会が早く終わってほしいからです（笑）。
みんなで集まる時間というのは、本当に貴重なもの。１人にとっ
ては１時間でも、１０人が集まっていれば１０時間分をその会議に
使うことになるのです。

今度の会議では何を決めないといけないか。どういう順序で討議
するのか。そのために何を準備すればよいか。これらをきちんと
しておくと、多少雑談をはさんだりしても、必要な話し合いが次々
と片付いていきます。途中であたふたと資料を探したり、コピー
に走ることもありません。あとで「あ、あのこと決めるの、忘れて
た」ということにもなりません。役員会が終わって帰宅してから、
役員間でメールを飛ばし合って忘れていた事項を決めるのは大変
です。

役員会を終えて帰った夜、その日のうちに役員会報告をまとめま
す。もうこの歳になると、翌朝には前日に決まったことを忘れて
いたりしますから。レジュメに書き取っていても「はて？　どう
いうことだったっけ？」なんて調子で、誰がどういう意見を言っ
たからどうなったのかという細部については、鮮明には思い出せ
ません。だから、その日のうちにまとめます。ちょうど、子どもが
その日のうちに授業の復習をするようなものです。

こうしておくと、あとから他の役員さんや委員さんから相談を受け
たとき、対応が楽になります。何が決まって何がまだ決まっていな
いかを自分の中ではっきりさせておかないと、一度役員会で決まっ
たはずのことを、一部の役員でローカルに蒸し返したりってことに
なりやすいのです。役員会で何がどこまで決まったかを把握して
いれば、もう一度検討し直した方がよいのか、思い切って次年度の
課題にすべきかを、ある程度素早く判断できるようになるでしょう。

人に先んじて流れを把握できると、作業の分担なども指示が出せる
ようになります。あるいは、他の役員さんが指示を出す際に助言が
できます。役員の仕事には、分けることで楽になる仕事もあれば、
分けることで全体の仕事量が２倍になってしまうものもあるのです。
また、仕事量が２倍になっても全員で取りかからないといけない
ものもありますね。

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